Gestionar el Registro de Entrada / Salida del Personal en Kayana Partner Admin

Esta guía te muestra cómo administrar la asistencia de tu equipo, crear turnos de trabajo y organizar el personal en grupos usando

Kayana Partner Admin

.

Aprenderás cómo:

• Habilitar la función de Registro de Entrada / Salida
• Crear y editar turnos de personal
• Administrar grupos de personal
• Agregar nuevos miembros del personal
• Descargar reportes de personal
• Rastrear asistencia y horas de trabajo

1. Inicia sesión en Kayana Partner Admin

1. Ve al portal de Kayana Partner Admin .
2. Inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña registrados.
3. Una vez que hayas iniciado sesión, llegarás a tu Panel de socio.

2. Accede a la Sección de Gestión de Personal

1. Desde el menú de la izquierda, selecciona Gestión de Personal.
2. Ahora verás la página Registro de Entrada / Salida del Personal.

3. Habilitar Entrada / Salida de Personal

1. Ubique el botón de alternancia Staff Clock-In / Clock-Out en la parte superior de la página.
2. Haga clic en el botón de alternancia para activarlo ON.
• Cuando se habilita, se vuelve azul.
• También verá una notificación que dice "Updated successfully."

Consejo: Activar esta función permite que su personal registre su entrada y salida directamente desde su EPOS o dispositivos conectados.

4. Configurar configuraciones adicionales de personal

En esta página, también puede administrar programación, grupos de personal, reportes y nuevas incorporaciones de personal.

4.1 Programación de personal

1. Haga clic en el icono Schedule (Calendar) para abrir la pantalla Staff Scheduling.
2. Aquí, puede agregar, editar o ver turnos existentes.

Ver o editar turnos existentes

Cuando haga clic en un turno existente, verá los siguientes detalles:

• Shift Name: Ejemplo – "Morning"
• Start Time: por ejemplo, 01:28 AM
• End Time: por ejemplo, 02:29 AM
• Select Days: Elija los días aplicables (All / M / T / W / T / F / S / S)
• Group: Asignar a un grupo o usuario específico (por ejemplo, "1 user selected")

Luego puede actualizar o eliminar el turno según sea necesario.

Agregar un nuevo turno

Para crear un nuevo turno desde cero:

1. Toque el botón Add Shift (con el icono de más).
2. Ingrese todos los detalles del turno, incluido nombre, hora, días y grupo asignado.
3. Haga clic en Save o Add Shift para crearlo.

Ver descripción general de turnos

Esta página también proporciona una vista clara de todos los turnos próximos o activos, lo que facilita la administración de horarios del equipo de un vistazo.

4.2 Administrar grupos

La opción Manage Group le permite organizar su personal en equipos o categorías.

1. Toque Manage Group para abrir la pantalla Group Management.
2. Haga clic en el botón Create Group (con el icono de más).

Verá la pantalla Create a New Group, donde puede ingresar:

• Group Name
• Description
• Group Colour: Seleccione un color para identificar fácilmente este grupo en todo el sistema.

Haga clic en Create Group para guardar, o en Cancel para volver atrás.

4.3 Descargar informe de personal

Puede descargar informes de asistencia y desempeño del personal en diferentes formatos.

1. Toque el botón Download Staff Report.
2. Aparecerá una ventana emergente titulada "Download Staff Report."
3. Elija su Start Date y End Date preferidas.
4. Seleccione el formato deseado:
• Download CSV
• Download XLSX
• Download PDF

Haga clic en el botón de su formato elegido y su informe se descargará automáticamente.

4.4 Agregar un nuevo miembro del personal

1. Haga clic en el botón Add Staff para abrir la ventana emergente Add a New Staff Member.
2. Complete los siguientes detalles:

Detalles básicos

• First Name*
• Last Name*
• Role* (seleccione del menú desplegable)
• Group (seleccione del menú desplegable)

Información de contacto

• Email*
• Phone Number* (código +44 precompletado)
• Address
• Emergency Contact Name
• Emergency Contact Number (código +44 precompletado)

Detalles de empleo

• Start Date
• Employee PIN* (código de 6 dígitos para registro de entrada)
• Hourly Rate*
• Notes (opcional)

Una vez completado, haga clic en Add Staff para guardar el nuevo miembro del equipo.

Consejo: El PIN es utilizado por el personal para registrar entrada y salida desde el sistema EPOS.

5. Ver Estadísticas del Personal

En la parte superior de la pantalla de Gestión de Personal, verá estadísticas clave para referencia rápida:

• Activos Ahora: Número de empleados actualmente registrados.
• Horas Esta Semana: Horas totales trabajadas por todo el personal esta semana.
• Grupos: Número total de grupos de personal creados.
• Registros Pendientes: Número de empleados que aún no se han registrado para su turno.

Estas estadísticas se actualizan automáticamente cuando el personal se registra y se desregistra.

6. Buscar Personal

Utiliza la Barra de Búsqueda para encontrar rápidamente miembros del personal por nombre. Escribe cualquier parte de un nombre y los resultados aparecerán al instante.

7. Aplicar filtros y personalizaciones

Puede ajustar su vista utilizando los menús desplegables en la parte superior:

• Inicio de descanso: Filtrar personal según el horario de descanso.
• Todos los grupos: Filtrar por grupo o departamento.

8. Ver Personal en Formato de Tabla

Dependiendo de tus filtros, verás los detalles del personal mostrados en una tabla a continuación.

Cada fila representa un miembro del personal, mostrando su rol, grupo asignado y estado actual de entrada.

En la parte inferior de la tabla, puedes ajustar cuántos registros ver por página — por ejemplo, 10, 25, o 50 resultados por página.

Al configurar estas funciones, te asegurarás de que tu negocio funcione de manera eficiente, con un seguimiento preciso de la asistencia del personal y una programación fácil.