Privacy, Cookie & Facial Recognition Policy

1. Introducción

Kayana for Business —que también opera bajo los nombres de Kayana, Kayana World Limited y cualquier otra entidad de Kayana que pueda constituirse en distintas jurisdicciones—, en lo sucesivo denominada «la Empresa» («la Empresa», «nosotros», «nos» o «nuestro») se compromete a proteger su privacidad y a tratar sus datos personales con transparencia e integridad. La presente Política de privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, divulgamos y protegemos la información personal cuando interactúas con nosotros en línea, a través de nuestro sitio web [www.kayanaforbusiness.com], nuestras aplicaciones u otros servicios (en lo sucesivo denominados colectivamente los «Servicios»), entre los que se incluyen los siguientes:

• Utilizar nuestras plataformas de software, sitios web, aplicaciones o servicios en la nube
• Comprar o utilizar nuestros productos de hardware
• Interactuar con nuestro servicio de atención al cliente o con nuestros servicios técnicos
• Visitar nuestras oficinas o asistir a nuestros eventos
• Interactuar con nosotros de cualquier otra forma, ya sea en línea o fuera de línea

Esta política está diseñada para cumplir los requisitos de privacidad de las siguientes jurisdicciones:

• Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (RGPD del Reino Unido)
• Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD de la UE)
• Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA/CPRA)
• Ley de Protección de la Información Personal y de los Documentos Electrónicos (PIPEDA) – Canadá
• Ley de Privacidad de Australia y Principios de Privacidad de Australia (APP)
• Ley de Privacidad de Nueva Zelanda de 2020

Al utilizar nuestros Servicios o Productos, usted da su consentimiento a las prácticas descritas en esta Política de privacidad.

2. Ámbito de aplicación

La presente Política de privacidad se aplica a:

• Todos los usuarios de nuestros sitios web, aplicaciones móviles, software, hardware, empresas de distintas jurisdicciones, plataformas o productos SaaS
• Los clientes que compran o utilizan nuestros dispositivos de hardware
• Clientes empresariales, proveedores, socios y similares
• Las personas que interactúan con nosotros en persona, por teléfono, correo electrónico, en línea, a través del chat o cualquier otra forma de comunicación

3. Qué datos recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de información personal:

A. Información que usted nos facilita

• Nombre completo, cargo, nombre de la empresa
• Dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal
• Nombres de usuario, contraseñas o credenciales de cuenta
• Consultas de asistencia técnica, chats o correos electrónicos
• Comentarios, respuestas a encuestas o testimonios
• Datos laborales o profesionales (para usuarios B2B)

B. Datos recopilados automáticamente

A través de nuestro software, aplicaciones, sitios web o dispositivos de hardware:

• Dirección IP, ID del dispositivo, tipo de navegador
• Datos de ubicación (GPS, geolocalización por IP)
• Sistema operativo y plataforma
• Datos de uso (páginas visitadas, funciones utilizadas, personalizaciones aplicadas)
• Datos de telemetría de dispositivos de hardware (p. ej., rendimiento del dispositivo, errores, etc.)
• Datos de diagnóstico del software y el firmware

C. Información de terceros

• Proveedores de análisis o publicidad
• Socios, distribuidores o integraciones
• Bases de datos públicas o redes sociales, según corresponda

D. Información biométrica y de reconocimiento facial (solo en la aplicación para empleados)

Cuando así lo habilite una empresa u organización autorizada que utilice nuestra aplicación para empleados (incluida Kayana para sus propios empleados), podremos recopilar y tratar información biométrica y datos de reconocimiento facial con fines de gestión de la plantilla, verificación de asistencia, verificación de identidad, control de acceso, seguridad, prevención del fraude y otros fines relacionados con la administración laboral.

Cuando las funciones de reconocimiento facial o verificación biométrica estén habilitadas en nuestra aplicación para empleados, podremos recopilar y tratar información biométrica, incluyendo:

• Fotografías e imágenes faciales captadas a través de la cámara de un dispositivo;
• La geometría facial y los identificadores biométricos derivados de dichas imágenes;
• Plantillas biométricas generadas a partir de imágenes faciales;
• Datos de detección de vida;
• Registros de autenticación, marcas de tiempo y resultados de verificación.

Dicha información se recopila exclusivamente con fines de gestión autorizada del personal, verificación de la asistencia, verificación de la identidad, control de acceso, seguridad, prevención del fraude y otros fines operativos relacionados, y solo cuando lo permita la legislación aplicable y para ningún otro fin.

4. Cómo utilizamos tu información

Utilizamos sus datos personales para los siguientes fines:

A. Para proporcionar y mantener nuestros productos y servicios

• Registro y gestión de cuentas
• Facilitar el acceso a aplicaciones, plataformas o dispositivos
• Tramitación de transacciones y pedidos
• Configuración de dispositivos, puesta en marcha y actualizaciones de firmware/software

B. Para mejorar y desarrollar productos

• Análisis de datos de uso y rendimiento
• Realización de pruebas, diagnósticos y resolución de problemas
• Aplicación de modelos de IA/aprendizaje automático (únicamente con las garantías adecuadas y la autorización previa que sea necesaria)

C. Para comunicarnos contigo

• Correos electrónicos transaccionales (recibos, alertas)
• Actualizaciones de productos, avisos de seguridad
• Marketing y promociones (solo con su consentimiento)
• Servicio de atención al cliente, chat en directo o tickets de asistencia

D. Para garantizar la seguridad y el cumplimiento de la legislación

• Prevención del fraude, el abuso y el acceso no autorizado
• Supervisar la integridad del sistema y la fiabilidad del hardware
• Cumplimiento de las leyes y normativas aplicables en las jurisdicciones pertinentes

E. Uso del reconocimiento facial y la información biométrica

Cuando la función de reconocimiento facial esté activada, la información biométrica y de reconocimiento facial podrá utilizarse exclusivamente para los siguientes fines:

• Verificación de la identidad de los empleados
• Control de asistencia y registro de horarios del personal
• Control de acceso y seguridad en el lugar de trabajo
• Prevención y detección del fraude
• Verificación del acceso autorizado a sistemas, instalaciones, dispositivos o servicios, según corresponda
• Cumplimiento de los requisitos de seguridad de la organización

No utilizamos información biométrica ni de reconocimiento facial con fines publicitarios, de marketing, de elaboración de perfiles de comportamiento, de decisiones de marketing automatizadas ni de venta de información personal.

La información biométrica solo se tratará para los fines descritos en la presente Política de privacidad o según lo exija la legislación aplicable, y para ningún otro fin.

5. Fundamentos jurídicos del tratamiento (Reino Unido/UE)

Solo tratamos datos personales cuando contamos con una base jurídica, como por ejemplo:

• Consentimiento (p. ej., marketing, cookies analíticas)
• Necesidad contractual (p. ej., acceso a la cuenta, actualizaciones de dispositivos, actualizaciones de software)
• Obligaciones legales (p. ej., fiscales, de cumplimiento normativo)
• Intereses legítimos (p. ej., operaciones comerciales, prevención del fraude)

6. Divulgación de tu información

Podemos compartir sus datos personales con:

A. Proveedores de servicios y proveedores

Para tareas como el alojamiento web, los pagos, la logística, el análisis de datos y la atención al cliente

B. Socios comerciales y afiliados

Cuando solicite integraciones, conexiones de productos o personalizaciones

C. Fuerzas del orden y organismos reguladores

Cuando así lo exija la ley, una citación judicial o cualquier otro procedimiento legal aplicable

D. Transacciones corporativas

En relación con una fusión, venta, reorganización o transferencia de activos

No vendemos ni cedemos sus datos personales de forma alguna.

E. Divulgación de información biométrica

La información biométrica y los datos de reconocimiento facial solo podrán divulgarse:

• A proveedores de servicios que actúen en nuestro nombre y que presten apoyo en funciones de verificación de identidad, autenticación, alojamiento, almacenamiento o seguridad
• Al empleador o a la organización que gestiona la solicitud de empleo (incluida la propia Kayana)
• Cuando así lo exijan la legislación aplicable, la normativa, una orden judicial o una solicitud gubernamental legítima

No vendemos, alquilamos, intercambiamos, monetizamos ni divulgamos comercialmente de ningún otro modo información biométrica a terceros.

No permitimos que terceros utilicen la información biométrica para sus propios fines de marketing, publicidad, análisis o actividades comerciales independientes.

7. Transferencias internacionales

Podemos transferir sus datos personales a países fuera del suyo, incluidos Estados Unidos, el Reino Unido, la UE u otros en los que operemos nosotros o nuestros proveedores de servicios, según sea necesario.

Cuando proceda, garantizamos una protección adecuada mediante:

• Cláusulas contractuales tipo (SCC)
• Anexo del Reino Unido a las SCC
• Decisiones de adecuación
• Normas corporativas vinculantes (BCR)

8. Conservación de su información

1. Conservamos los datos personales:

• Durante el tiempo que sea necesario para prestar nuestros servicios o dar soporte a sus dispositivos
• Durante el tiempo que sea necesario por motivos legales, normativos, de cumplimiento normativo o fiscales
• O hasta que solicite su supresión, con sujeción a la legislación aplicable
• Los datos anonimizados o agregados podrán conservarse de forma indefinida.
• La información biométrica, las imágenes faciales, las plantillas de reconocimiento facial y los registros de autenticación relacionados recopilados a través de la aplicación para empleados se conservarán durante un periodo máximo de noventa (90) días a partir de la fecha de recopilación o creación, salvo que:
• La legislación aplicable exija un plazo de conservación más breve
• La conservación sea necesaria para cumplir con una obligación legal;
• La conservación sea necesaria para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.
• Una vez transcurrido el plazo de conservación, la información biométrica se eliminará de forma segura, se anonimizará o se destruirá de manera irreversible, de conformidad con nuestros procedimientos de conservación y seguridad de datos.
• Los datos o la información de reconocimiento facial se utilizan para confirmar la identidad de la persona que inicia sesión y, por lo tanto, para mantener un registro preciso con un historial a efectos de auditoría, según proceda.
• Consideramos que 90 días es un plazo suficiente para que el departamento de RR. HH. resuelva cualquier incidencia y gestione los problemas que puedan surgir, y conservamos los datos únicamente con fines de auditoría de la actividad de los empleados.
• Las fotografías faciales se transmiten y almacenan en nuestro proveedor de infraestructura en la nube, Amazon Web Services (AWS), con el único fin de proporcionar alojamiento y almacenamiento de backend para la aplicación Kayana Employee.
• El intercambio de fotografías faciales es necesario para el funcionamiento de la infraestructura de almacenamiento y distribución del backend de la aplicación. AWS actúa como encargado del tratamiento de datos en nuestro nombre y no tiene derecho independiente alguno a utilizar los datos en ningún momento.
• AWS almacena las fotografías de verificación de asistencia en nuestro nombre como parte del alojamiento en la nube (Amazon S3). Almacenan los datos únicamente durante el tiempo que les indiquemos —sujeto al mismo período máximo de conservación de 90 días—, tras lo cual se eliminan según nuestras instrucciones.
• AWS no trata los datos faciales con ningún fin independiente. Sus prácticas de privacidad están documentadas en https://aws.amazon.com/privacy/.

1. Datos de fallos y análisis

• Utilizamos Firebase Analytics y Firebase Crashlytics (Google LLC) y Sentry (Functional Software, Inc.) para supervisar el rendimiento y la estabilidad de la aplicación. Estos servicios recopilan identificadores de dispositivos, datos de uso de la aplicación e informes de fallos. Google conserva los datos analíticos durante un máximo de 14 meses. Sentry conserva los datos de fallos durante 90 días. Ninguno de estos servicios se utiliza para identificar a los empleados con fines publicitarios. Consulte la Política de privacidad de Google y la Política de privacidad de Sentry para obtener más detalles.
• Recopilamos informes de fallos y datos analíticos limitados para supervisar la estabilidad de la aplicación, diagnosticar problemas técnicos y mejorar la fiabilidad y el rendimiento de la aplicación. Esta información ayuda a nuestro equipo de ingeniería a identificar y resolver errores que puedan afectar a los empleados mientras utilizan la aplicación.
• Los datos de fallos y de análisis no se utilizan con fines publicitarios, de marketing ni para la elaboración de perfiles de usuario.
• Los datos de fallos y análisis se comparten con nuestros proveedores de servicios (Sentry y Firebase) con el único fin de supervisar la aplicación, informar de fallos, realizar diagnósticos y analizar el rendimiento.
• Estos proveedores tratan los datos en nuestro nombre para ayudarnos a identificar y solucionar problemas de la aplicación. Los datos no se comparten con fines publicitarios, de marketing ni para ningún otro fin ajeno a este.
• Nuestros proveedores de informes de fallos y análisis (Sentry y Firebase) no reciben ni almacenan datos faciales de los usuarios.
• Los datos faciales se almacenan de forma segura en Amazon Web Services (AWS) S3 utilizando controles de seguridad estándar del sector. El acceso a estos datos está restringido al personal autorizado, y los datos se conservan durante 90 días, tras lo cual se eliminan automáticamente de acuerdo con nuestra política de conservación.
• La política de privacidad de Sentry se puede consultar en: https://sentry.io/legal/privacy/3.3.2/in-app/?userCurrentVersion=3.3.1
• La política de privacidad de Firebase se puede consultar en: https://firebase.google.com/support/privacy

9. Tus derechos y opciones

Dependiendo de su jurisdicción, es posible que tenga derecho a:

Para ejercer sus derechos, póngase en contacto con: (info@kayana.co.uk)

Es posible que le solicitemos que verifique su identidad antes de atender su solicitud.

Cuando se traten datos biométricos, las personas pueden tener derechos adicionales en virtud de la legislación aplicable, incluido el derecho a solicitar información sobre la recogida y el uso de datos biométricos, a solicitar la supresión de dichos datos, a retirar el consentimiento cuando este sea la base legal del tratamiento y a presentar reclamaciones ante las autoridades de control competentes.

10. Cookies y tecnologías similares

Utilizamos tokens y tecnologías de seguimiento para:

• La funcionalidad del sitio web
• Análisis (p. ej., Google Analytics)
• Marketing (p. ej., personalización de anuncios)

Como parte de nuestras soluciones tecnológicas de pago, utilizamos tokens seguros para facilitar y proteger las interacciones entre usuarios, comerciantes e instituciones financieras. Estos tokens desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar la privacidad, la integridad y la seguridad de los datos relacionados con los pagos.

Tipos de tokens que utilizamos

Podemos generar y utilizar diversos tipos de tokens, entre los que se incluyen:

• Tokens de autenticación: para verificar las identidades de los usuarios y del sistema durante los procesos de inicio de sesión y las transacciones.
• Tokens de sesión: para mantener sesiones persistentes y seguras en toda nuestra plataforma.
• Tokens de acceso: para controlar el acceso a las API, los paneles de control y los puntos finales seguros que utilizan nuestros clientes y sus usuarios.
• Tokens de pago: en determinadas soluciones, tokenizamos la información confidencial de pago (como los números de tarjeta de crédito) para garantizar que los datos de pago sin procesar nunca se almacenen ni se transmitan directamente dentro de nuestros sistemas.

Finalidad del uso de los tokens

Estos tokens se utilizan para:

• Asegurar las transacciones de pago
• Evitar el acceso no autorizado
• Gestionar la comunicación segura entre sistemas
• Garantizar el cumplimiento de las normas del sector (p. ej., PCI DSS)
• Facilitar la integración fluida con servicios de terceros (por ejemplo, bancos, entidades adquirentes, monederos electrónicos)

Los tokens pueden almacenarse temporalmente en entornos seguros o en el dispositivo del usuario (por ejemplo, en un navegador o una aplicación móvil) y están diseñados para caducar tras un periodo determinado o al cerrar la sesión. No utilizamos tokens para realizar un seguimiento de los usuarios en servicios de terceros ni para elaborar perfiles de comportamiento.

Protección de datos y cumplimiento normativo

Los tokens en sí mismos no contienen información de identificación personal (PII), pero pueden estar asociados a datos de usuarios o de transacciones almacenados de forma segura en nuestros sistemas. Aplicamos estrictos controles de acceso, cifrado y prácticas seguras de gestión de claves para proteger los datos tokenizados de conformidad con la legislación aplicable en materia de privacidad y protección de datos.

Los clientes que integran nuestra tecnología son responsables de utilizar los tokens de conformidad con la normativa aplicable y de configurar de forma segura el uso de los tokens en sus propios entornos.

11. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas para proteger su información personal frente a pérdidas, robos, accesos no autorizados y usos indebidos.

Algunos ejemplos son:

• Cifrado de datos (en tránsito y en reposo)
• Control de acceso y autenticación multifactorial
• Análisis periódicos de vulnerabilidades y aplicación de parches
• Actualizaciones seguras del firmware de los dispositivos

Ningún sistema es 100 % seguro, pero tomamos las precauciones habituales en el sector.

La información biométrica y los datos de reconocimiento facial se protegen mediante medidas de seguridad reforzadas, que incluyen el cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso basados en roles, acceso restringido del personal, registros de auditoría y procedimientos de eliminación segura. El acceso a la información biométrica está limitado al personal y a los proveedores de servicios que tengan una necesidad empresarial legítima y la autorización adecuada.

12. Privacidad de los menores

Nuestros servicios y productos no están destinados a personas menores de:

• 13 (Estados Unidos)
• 16 (Reino Unido/UE, salvo que se cuente con el consentimiento de los padres)

No recopilamos deliberadamente datos de menores sin el consentimiento legal correspondiente. Ponte en contacto con nosotros si crees que un menor ha facilitado datos personales.

13. Enlaces y servicios de terceros

Nuestros sitios web, aplicaciones o dispositivos pueden incluir enlaces a servicios de terceros o integrarse con ellos (por ejemplo, procesadores de pagos, API o plataformas de hogar inteligente). No nos hacemos responsables de sus prácticas de privacidad.

Le rogamos que consulte sus políticas de privacidad por separado, según corresponda.

14. Modificaciones de esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad periódicamente. Las actualizaciones se publicarán en nuestra página web con una fecha de «Última actualización» actualizada.

Los cambios sustanciales se le notificarán directamente por correo electrónico o mediante notificaciones dentro de la aplicación.

15. Política de cookies

1. Utilizamos cookies, píxeles, almacenamiento local, SDK y tecnologías similares («Cookies») para gestionar, proteger, mejorar y analizar nuestros Servicios.
2. Las cookies pueden ser instaladas por nosotros o por proveedores de servicios externos autorizados que actúan en nuestro nombre.
3. Utilizamos las siguientes categorías de cookies:

• Cookies estrictamente necesarias: necesarias para el funcionamiento, la seguridad, la autenticación y las funciones básicas de los Servicios.
• Cookies de rendimiento y análisis: nos ayudan a comprender los patrones de uso, resolver problemas y mejorar el rendimiento.
• Cookies funcionales: recuerdan las preferencias y la configuración para mejorar la experiencia del usuario.
• Cookies publicitarias y de segmentación: se utilizan para ofrecer publicidad relevante, medir la eficacia de las campañas y realizar un seguimiento de las interacciones en sitios web y servicios, siempre que lo permita la ley.

1. Cuando así lo exija la legislación aplicable, incluyendo la del Reino Unido y el Espacio Económico Europeo o cualquier otra jurisdicción pertinente, recabamos su consentimiento antes de instalar cookies no esenciales en su dispositivo.
2. Puede retirar o modificar sus preferencias de consentimiento en cualquier momento a través de nuestra herramienta de configuración de cookies o de la configuración de su navegador.
3. Las cookies estrictamente necesarias no requieren consentimiento cuando lo permita la ley.
4. Podemos utilizar proveedores externos de análisis, publicidad, alojamiento, seguridad y asistencia técnica que utilicen cookies y tecnologías similares. Estos terceros pueden recopilar información sobre su interacción con nuestros Servicios y otros sitios web o servicios en línea a lo largo del tiempo.
5. Cuando así lo exija la legislación aplicable, establecemos las garantías contractuales y de protección de datos adecuadas con dichos proveedores.
6. En función de su ubicación, es posible que tenga derechos relacionados con las cookies y el tratamiento de datos personales en virtud de la legislación aplicable, entre ellos:

• el RGPD del Reino Unido y la Ley de Protección de Datos de 2018;
• el RGPD de la UE y las leyes nacionales de transposición, incluidos los requisitos españoles en materia de protección de datos;
• las leyes estatales de privacidad aplicables de EE. UU.;
• la Ley PIPEDA de Canadá y las leyes provinciales de privacidad; y
• la Ley de Privacidad de 1988 de Australia.

1. La mayoría de los navegadores le permiten controlar o desactivar las cookies a través de la configuración del navegador. Tenga en cuenta que la desactivación de determinadas cookies puede afectar al funcionamiento o a la disponibilidad de algunas partes de los Servicios.
2. También puede gestionar sus preferencias a través de nuestro banner de consentimiento de cookies o de la interfaz de configuración, cuando esté disponible.
3. Podemos actualizar esta sección sobre cookies de vez en cuando para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Los cambios sustanciales se comunicarán cuando así lo exija la legislación aplicable.

16. Contacto

Para cualquier pregunta o solicitud relacionada con la privacidad, ponte en contacto con nosotros por correo electrónico:

info@kayana.co.uk

Si reside en la UE o en el Reino Unido, también tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos (DPA), según corresponda.

17. Aviso sobre información biométrica y reconocimiento facial

Cuando nuestra aplicación para empleados incluya funciones de reconocimiento facial, autenticación facial o verificación biométrica, podremos recopilar, generar, almacenar, utilizar y tratar información biométrica e imágenes faciales con fines de verificación de identidad, gestión de la asistencia, control de acceso, seguridad, prevención del fraude y otros fines relacionados con la gestión del personal.

La información recopilada puede incluir fotografías faciales, imágenes faciales capturadas mediante la cámara de un dispositivo, geometría facial, identificadores biométricos, plantillas biométricas, información de detección de vida, registros de autenticación, marcas de tiempo y resultados de verificación.

Las imágenes faciales pueden utilizarse para crear plantillas biométricas que permitan la verificación y autenticación de la identidad. Utilizamos la información biométrica y las imágenes faciales exclusivamente para los fines descritos en la presente Política de Privacidad y no vendemos, alquilamos, intercambiamos, monetizamos ni utilizamos dicha información con fines publicitarios, de marketing, de elaboración de perfiles de comportamiento o con fines comerciales ajenos a los aquí descritos.

La información biométrica y las imágenes faciales solo podrán revelarse a:

• Proveedores de servicios autorizados que actúen en nuestro nombre para la verificación de identidad, la autenticación, el alojamiento, el almacenamiento y los servicios de seguridad;
• El empleador o la organización que gestiona la solicitud de empleo; y
• Las autoridades reguladoras, los tribunales, los organismos encargados de hacer cumplir la ley u otras partes, cuando así lo exija la legislación aplicable.

La información biométrica, las plantillas biométricas, las fotografías faciales, las imágenes faciales, los registros de autenticación y los datos de verificación relacionados se conservan durante un período máximo de noventa (90) días a partir de su recogida o creación, salvo que la ley exija un período de conservación más largo o que sea necesario para el establecimiento, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Una vez expirado el plazo de conservación aplicable, dicha información se eliminará de forma segura, se anonimizará o se destruirá de manera irreversible, de conformidad con nuestros procedimientos de conservación y seguridad.

Mantenemos las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas, entre las que se incluyen el cifrado, los controles de acceso, el almacenamiento seguro, los registros de auditoría y los procedimientos de eliminación segura, para proteger la información biométrica y las imágenes faciales contra el acceso, el uso, la divulgación, la alteración o la pérdida no autorizados.

Las personas pueden ejercer los derechos de privacidad aplicables poniéndose en contacto con nosotros en info@kayanaforbusiness.com

18. Transparencia en el seguimiento de aplicaciones

La aplicación para empleados de Kayana no realiza un seguimiento de los usuarios en aplicaciones o sitios web de terceros con fines publicitarios o de marketing. Todos los datos recopilados dentro de la aplicación se utilizan exclusivamente para los fines operativos descritos en la presente Política de privacidad y no se comparten con redes publicitarias, intermediarios de datos ni servicios de análisis de terceros con el fin de realizar un seguimiento entre aplicaciones.

Si esta política cambiara en cualquier versión futura de la aplicación, procederemos a:

• Mostraremos a los usuarios una solicitud de permiso ATT antes de que comience cualquier seguimiento
• Explicaremos claramente la finalidad del seguimiento en la cadena NSUserTrackingUsageDescription que se muestra a los usuarios
• Respetaremos la decisión del usuario de rechazar el seguimiento, sin que ello afecte a la funcionalidad básica de la aplicación
• Actualizaremos esta Política de privacidad en consecuencia

19. Consentimiento dentro de la aplicación para la recogida de datos biométricos

Mecanismo de consentimiento

Antes de activar por primera vez cualquier función de reconocimiento facial o verificación biométrica, la aplicación muestra al usuario un mensaje claro de consentimiento dentro de la aplicación. Este mensaje:

• Identifica los datos biométricos específicos que se van a recopilar (imágenes faciales, plantillas biométricas)
• Explica la finalidad de la recogida (verificación de identidad, control de asistencia, control de acceso)
• identifica quién tendrá acceso a los datos (Kayana, la empresa y los proveedores de servicios autorizados)
• Exige al usuario que confirme expresamente su consentimiento antes de que comience la recogida

Permiso de cámara

La aplicación solicita acceso a la cámara del dispositivo con el único fin de capturar imágenes faciales para la verificación biométrica y el registro de asistencia. El mensaje de permiso de iOS que se muestra a los usuarios dice lo siguiente:

La aplicación Kayana Employee App requiere acceso a la cámara para capturar su imagen facial con fines de verificación de identidad y registro de asistencia. Las imágenes se utilizan exclusivamente para la gestión de la plantilla y no se emplean con fines publicitarios ni de marketing.

Retirada del consentimiento

Los usuarios pueden retirar su consentimiento para la recogida de datos biométricos en cualquier momento:

• Poniéndose en contacto con el departamento de RR. HH. de su empresa o con el administrador del sistema
• Enviando una solicitud de supresión de datos a info@kayana.co.uk
• Revocando los permisos de la cámara a través de los Ajustes del dispositivo iOS en cualquier momento

La retirada del consentimiento no afectará a la licitud de cualquier tratamiento realizado antes de dicha retirada. En los casos en que la empresa exija el uso de características biométricas como condición para el empleo, el empleado deberá consultar las políticas de recursos humanos de su empresa.

20. Minimización de datos

De conformidad con la directriz 5.1.1(i) de la App Store de Apple y la legislación aplicable en materia de protección de datos, la aplicación Kayana Employee Application recopila únicamente los datos personales mínimos necesarios para ofrecer la funcionalidad específica para la que se requiere cada tipo de dato.

No recopilamos datos personales de forma especulativa, en previsión de futuras funcionalidades, ni para fines distintos de los descritos en la presente Política de privacidad. Revisamos periódicamente los datos que recopilamos y eliminamos o anonimizamos aquellos que ya no son necesarios para su finalidad original.

Entre los compromisos específicos de minimización de datos se incluyen:

• Las imágenes y plantillas biométricas se utilizan exclusivamente para la verificación de la identidad y no se almacenan más allá del período máximo de conservación de 90 días
• Los datos de fallos y de diagnóstico se anonimizan o se pseudonimizan siempre que sea técnicamente viable
• Los datos de ubicación solo se recogen en primer plano y únicamente cuando lo habilita el administrador de la empresa.
• Los datos analíticos se agregan y no se utilizan para crear perfiles de usuario individuales

21. Responsabilidades en materia de datos de empleadores y empleados

La aplicación Kayana para empleados está diseñada para que los empleadores («administradores de la empresa») la implementen entre su plantilla. Las responsabilidades en materia de protección de datos en este modelo son las siguientes:

Los empleados que utilicen esta aplicación deben consultar el aviso de privacidad del lugar de trabajo de su propio empleador para obtener información sobre cómo se utilizan sus datos laborales en el contexto de su relación laboral. La presente Política de privacidad rige las obligaciones de Kayana en materia de tratamiento de datos en su calidad de proveedor de una plataforma tecnológica.

Si un empleado desea ejercer sus derechos en relación con los registros laborales (por ejemplo, registros de asistencia o datos de RR. HH.), deberá ponerse en contacto directamente con su empleador. Si los derechos se refieren al tratamiento de datos a nivel de la plataforma de Kayana, póngase en contacto con nosotros en info@kayanaforbusiness.com.

22. Eliminación de la cuenta

De conformidad con la directriz 5.1.1(v) de la App Store de Apple, los usuarios de la aplicación Kayana Employee que dispongan de una cuenta pueden solicitar la eliminación de dicha cuenta y de los datos personales asociados a ella.

Cómo solicitar la eliminación de la cuenta

La eliminación de la cuenta puede solicitarse de las siguientes formas:

• Enviando una solicitud de eliminación por escrito a info@kayana.co.uk desde la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta
• Poniéndose en contacto con el administrador del sistema de su empresa, quien puede iniciar la eliminación a través del portal de administración de la empresa

Qué se elimina

Tras recibir una solicitud válida de eliminación de la cuenta, eliminaremos o anonimizaremos los siguientes datos en un plazo de 30 días a partir de la verificación de la solicitud:

• Credenciales de la cuenta e información del perfil
• Plantillas biométricas y datos de reconocimiento facial (sujetos a la política de conservación de 90 días, tras los cuales la supresión es automática)
• Registros de autenticación y registros de asistencia vinculados a su identidad
• Identificadores analíticos asociados a su cuenta

Datos que pueden conservarse

Los siguientes datos pueden conservarse tras la eliminación de la cuenta cuando exista una base legal, normativa o contractual para hacerlo:

• Registros financieros y de transacciones necesarios para el cumplimiento de obligaciones fiscales o de auditoría
• Datos sujetos a una retención legal o a un procedimiento judicial en curso
• Datos agregados o anonimizados que no puedan vincularse razonablemente a usted
• Datos que el empleador esté obligado a conservar de forma independiente en virtud de la legislación laboral

Cuando los datos se conserven tras la eliminación, se mantendrán de forma segura y se utilizarán únicamente para los fines que justifiquen su conservación. Se le informará de dicha conservación y de los motivos que la justifican en respuesta a su solicitud de eliminación.