Personeelsincheck / -uitcheck beheren op Kayana Partner Admin

Deze gids helpt u bij het beheren van de aanwezigheid van uw team, het maken van werkschema's en het organiseren van personeel in groepen met behulp van

Kayana Partner Admin

.

U leert het volgende:

• De Clock-In / Clock-Out-functie inschakelen
• Werkschema's voor personeel maken en bewerken
• Personeelsgroepen beheren
• Nieuwe personeelsleden toevoegen
• Personeelsrapporten downloaden
• Aanwezigheid en werkuren bijhouden

1. Meld u aan bij Kayana Partner Admin

1. Ga naar de Kayana Partner Admin portal.
2. Meld u aan met uw geregistreerde e-mailadres en wachtwoord.
3. Nadat u bent aangemeld, komt u aan op uw Partner Dashboard.

2. Toegang tot de personeelsbeheersecrion

1. Selecteer in het linkermenu Personeelsbeheer.
2. U ziet nu de pagina Personeelsregistratie In-/Uitloggen.

3. Schakel personeelsregistratie in/uit

1. Zoek de Personeelsregistratie in/uit schakelaarknoppen bovenaan de pagina.
2. Klik op de schakelaar om deze AAN te zetten.
• Wanneer ingeschakeld, wordt deze blauw.
• U ziet ook een pop-upmelding met de tekst "Succesvol bijgewerkt."

Tip: Als u deze functie inschakelt, kunnen uw medewerkers zich rechtstreeks aanmelden en afmelden via uw EPOS of aangesloten apparaten.

4. Aanvullende personeelsinstellingen configureren

Op deze pagina kunt u ook planning, personeelsgroepen, rapporten en nieuwe personeelsleden beheren.

4.1 Personeelsplanning

1. Klik op het pictogram Schedule (Calendar) om het scherm Staff Scheduling te openen.
2. Hier kunt u bestaande diensten toevoegen, bewerken of bekijken.

Bestaande diensten bekijken of bewerken

Wanneer u op een bestaande dienst klikt, ziet u de volgende gegevens:

• Dienst naam: Voorbeeld – "Ochtend"
• Starttijd: bijv. 01:28 AM
• Eindtijd: bijv. 02:29 AM
• Selecteer dagen: Kies toepasselijke dagen (Alle / M / D / W / D / V / Z / Z)
• Groep: Wijs toe aan een specifieke groep of gebruiker (bijv. "1 gebruiker geselecteerd")

U kunt de dienst vervolgens naar behoefte bijwerken of verwijderen.

Een nieuwe dienst toevoegen

Een nieuwe dienst helemaal opnieuw maken:

1. Tik op de knop Add Shift (met het pluspictogram).
2. Voer alle dienstgegevens in, inclusief naam, tijd, dagen en toegewezen groep.
3. Klik op Save of Add Shift om deze te maken.

Dienstoverzicht bekijken

Deze pagina biedt ook een duidelijk overzicht van alle aankomende of actieve diensten, zodat u teamschema's in één oogopslag kunt beheren.

4.2 Groepen beheren

Met de optie Manage Group kunt u uw personeel in teams of categorieën indelen.

1. Tik op Manage Group om het scherm Group Management te openen.
2. Klik op de knop Create Group (met het pluspictogram).

U ziet het scherm Create a New Group, waar u het volgende kunt invoeren:

• Groepsnaam
• Beschrijving
• Groepskleur: Selecteer een kleur om deze groep in het hele systeem gemakkelijk te identificeren.

Klik op Create Group om op te slaan, of Cancel om terug te gaan.

4.3 Personeelsrapport downloaden

U kunt personeelsaanwezigheids- en prestatierapporten in verschillende formaten downloaden.

1. Tik op de knop Download Staff Report.
2. Er verschijnt een pop-upvenster met de titel "Download Staff Report."
3. Kies uw gewenste startdatum en einddatum.
4. Selecteer de gewenste indeling:
• Download CSV
• Download XLSX
• Download PDF

Klik op de knop voor uw gekozen indeling en uw rapport wordt automatisch gedownload.

4.4 Een nieuw personeelslid toevoegen

1. Klik op de knop Add Staff om de pop-up Add a New Staff Member te openen.
2. Vul de volgende gegevens in:

Basisgegevens

• Voornaam*
• Achternaam*
• Rol* (kiezen uit vervolgkeuzelijst)
• Groep (selecteren uit vervolgkeuzelijst)

Contactinformatie

• E-mail*
• Telefoonnummer* (+44 code vooringevuld)
• Adres
• Noodbereiktijd contactnaam
• Noodcontactnummer (+44 code vooringevuld)

Arbeidsvoorwaarden

• Startdatum
• Personeels-PIN* (6-cijferige code voor aanmelden)
• Uurloon*
• Opmerkingen (optioneel)

Klik na voltooiing op Add Staff om het nieuwe personeelslid op te slaan.

Tip: De PIN wordt door personeel gebruikt om in en uit te klokken vanuit het EPOS-systeem.

5. Bekijk personeelsstatistieken

Aan de bovenkant van het scherm Personeelsbeheer ziet u belangrijke statistieken voor snelle raadpleging:

• Nu actief: Aantal personeelsleden dat momenteel is ingelogd.
• Uren deze week: Totaal aantal uren gewerkt door alle personeelsleden deze week.
• Groepen: Totaal aantal gemaakte personeelsgroepen.
• In behandeling zijnde inloggen: Aantal personeelsleden dat nog niet is ingelogd voor hun dienst.

Deze statistieken worden automatisch bijgewerkt wanneer personeel in- en uitlogt.

6. Zoeken naar Personeel

Gebruik de Search Bar om snel personeelsleden op naam te vinden. Typ een deel van een naam en de resultaten verschijnen onmiddellijk.

7. Pas filters en aanpassingen toe

U kunt uw weergave verfijnen met behulp van de vervolgkeuzemenu's bovenaan:

• Pauze starten: Filter medewerkers op basis van pauzetiming.
• Alle groepen: Filter op groep of afdeling.

8. Personeel in tabelindeling weergeven

Afhankelijk van uw filters ziet u hieronder personeelsgegevens in een tabel weergegeven.

Elke rij vertegenwoordigt één personeelslid en toont hun rol, toegewezen groep en huidige aan/afmeldstatus.

Onderaan de tabel kunt u aanpassen hoeveel records per pagina u wilt weergeven — bijvoorbeeld 10, 25 of 50 resultaten per pagina.

Door deze functies in te stellen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf efficiënt draait met nauwkeurige registratie van personeelsaanwezigheid en eenvoudige planning.