Privacy, Cookie & Facial Recognition Policy

1. Inleiding

Kayana for Business – ook handelend onder de naam Kayana, Kayana World Limited en alle andere Kayana-entiteiten die in verschillende rechtsgebieden kunnen worden opgericht – hierna aangeduid als “Bedrijf” (“Bedrijf”, "wij", "ons" of "onze") zet zich in om uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens op transparante en integere wijze te verwerken. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen wanneer u online met ons communiceert via onze website [www.kayanaforbusiness.com], applicaties of andere diensten (hierna gezamenlijk aangeduid als de „Diensten“), waaronder het volgende valt:

• het gebruik van onze softwareplatforms, websites, apps of clouddiensten
• Aankoop of gebruik van onze hardwareproducten
• Contact opnemen met onze klantenservice of technische ondersteuning
• Een bezoek brengen aan onze kantoren of onze evenementen bijwonen
• Op andere wijze online of offline contact met ons hebben

Dit beleid is opgesteld om te voldoen aan de privacyvereisten van de volgende rechtsgebieden:

• De Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming (UK GDPR)
• Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (EU-AVG)
• California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA)
• Wet inzake de bescherming van persoonsgegevens en elektronische documenten (PIPEDA) – Canada
• De Australische Privacywet en de Australische Privacybeginselen (APP's)
• Nieuw-Zeelandse Privacywet 2020

Door gebruik te maken van onze diensten of producten stemt u in met de praktijken die in dit privacybeleid worden beschreven.

2. Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• Alle gebruikers van onze websites, mobiele apps, software, hardware, bedrijven in verschillende rechtsgebieden, platforms of SaaS-producten
• Klanten die onze hardwareapparaten aanschaffen of gebruiken
• Zakelijke klanten, leveranciers, partners en dergelijke
• Personen die met ons communiceren, hetzij persoonlijk, via de telefoon, e-mail, online, via chat of via enige andere vorm van communicatie

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

A. Gegevens die u aan ons verstrekt

• Volledige naam, functie, bedrijfsnaam
• E-mailadres, telefoonnummer, postadres
• Gebruikersnamen, wachtwoorden of inloggegevens
• Vragen aan de technische ondersteuning, chats of e-mails
• Feedback, antwoorden op enquêtes of getuigenissen
• Gegevens over dienstverband of beroep (voor B2B-gebruikers)

B. Automatisch verzamelde gegevens

Via onze software, apps, websites of hardwareapparaten:

• IP-adres, apparaat-ID, browsertype
• Locatiegegevens (GPS, IP-geolocatie)
• Besturingssysteem en platform
• Gebruiksgegevens (bezochte pagina's, gebruikte functies, aangepaste instellingen)
• Telemetrie van hardwareapparaten (bijv. apparaatprestaties, fouten enz.)
• Diagnostische gegevens van software en firmware

C. Informatie van derden

• Analytics- of advertentieproviders
• Partners, wederverkopers of integraties
• Openbare databases of sociale netwerken, indien van toepassing

D. Biometrische gegevens en gezichtsherkenningsgegevens (alleen de werknemersapp)

Indien dit is ingeschakeld door een werkgever of geautoriseerde organisatie die onze medewerkersapp gebruikt (waaronder Kayana voor haar eigen medewerkers), kunnen wij biometrische gegevens en gezichtsherkenningsgegevens verzamelen en verwerken voor personeelsbeheer, aanwezigheidscontrole, identiteitscontrole, toegangscontrole, beveiliging, fraudepreventie en aanverwante doeleinden op het gebied van personeelsadministratie.

Wanneer functies voor gezichtsherkenning of biometrische verificatie zijn ingeschakeld binnen onze medewerkersapp, kunnen wij biometrische gegevens verzamelen en verwerken, waaronder:

• Gezichtsfoto’s en beelden die via de camera van een apparaat zijn vastgelegd;
• Gezichtsgeometrie en biometrische identificatiegegevens die uit dergelijke beelden zijn afgeleid;
• Biometrische sjablonen die zijn gegenereerd op basis van gezichtsbeelden;
• Gegevens voor levendheidsdetectie;
• Authenticatierecords, tijdstempels en verificatieresultaten.

Dergelijke informatie wordt uitsluitend verzameld voor geautoriseerd personeelsbeheer, aanwezigheidscontrole, identiteitscontrole, toegangscontrole, beveiliging, fraudepreventie en aanverwante operationele doeleinden, en alleen waar dit is toegestaan door de toepasselijke wetgeving en voor geen enkel ander doel.

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Om onze producten en diensten te leveren en te onderhouden

• Accountregistratie en -beheer
• Toegang verlenen tot apps, platforms of apparaten
• Verwerking van transacties en bestellingen
• Instelling van apparaten, onboarding, firmware-/software-updates

B. Om producten te verbeteren en te ontwikkelen

• Gebruiks- en prestatiegegevens analyseren
• Het uitvoeren van tests, diagnostiek en het oplossen van problemen
• Toepassing van AI/ML-modellen (alleen met passende waarborgen en, indien nodig, voorafgaande goedkeuring)

C. Om met u te communiceren

• Transactiegerelateerde e-mails (ontvangstbevestigingen, meldingen)
• Productupdates, beveiligingsmeldingen
• Marketing, promoties (alleen met uw toestemming)
• Klantenservice, live chat of supporttickets

D. Om de veiligheid en naleving van de wet te waarborgen

• Het voorkomen van fraude, misbruik en ongeoorloofde toegang
• Toezicht op de integriteit van het systeem en de betrouwbaarheid van de hardware
• Naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving in de betreffende rechtsgebieden

E. Gebruik van gezichtsherkenning en biometrische gegevens

Wanneer de gezichtsherkenningsfunctie is ingeschakeld, mogen biometrische gegevens en gezichtsherkenningsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden worden gebruikt:

• Identiteitscontrole van medewerkers
• Aanwezigheid en tijdregistratie van het personeel
• Toegangscontrole en beveiliging van de werkplek
• Fraudepreventie en -detectie
• Verificatie van geautoriseerde toegang tot systemen, gebouwen, apparaten of diensten, indien van toepassing
• Naleving van de beveiligingsvereisten van de organisatie

Wij gebruiken geen biometrische gegevens of gezichtsherkenningsinformatie voor reclame, marketing, het opstellen van gedragsprofielen, geautomatiseerde marketingbeslissingen of de verkoop van persoonsgegevens.

Biometrische gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving, en voor geen andere doeleinden.

5. Rechtsgrondslagen voor de verwerking (VK/EU)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer wij daarvoor een rechtsgrondslag hebben, zoals:

• Toestemming (bijv. marketing, analytische cookies)
• Contractuele noodzaak (bijv. toegang tot account, apparaatupdates, software-updates)
• Wettelijke verplichtingen (bijv. belasting, naleving)
• Gerechtvaardigde belangen (bijv. bedrijfsvoering, fraudepreventie)

6. Openbaarmaking van uw gegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met:

A. Dienstverleners en leveranciers

Voor taken zoals hosting, betalingen, logistiek, analyse en klantenservice

B. Zakenpartners en gelieerde ondernemingen

Wanneer u integraties, productkoppelingen of aanpassingen aanvraagt

C. Wetshandhavingsinstanties en toezichthouders

Wanneer dit vereist is op grond van de wet, een dagvaarding of andere toepasselijke juridische procedures

D. Bedrijfstransacties

In verband met een fusie, verkoop, reorganisatie of overdracht van activa

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens op geen enkele wijze.

E. Openbaarmaking van biometrische gegevens

Biometrische gegevens en gegevens voor gezichtsherkenning mogen uitsluitend worden verstrekt:

• Aan dienstverleners die namens ons optreden en die ondersteuning bieden bij identiteitsverificatie, authenticatie, hosting, opslag of beveiliging
• Aan de werkgever of organisatie die de sollicitatieprocedure beheert (inclusief Kayana zelf)
• Wanneer dit vereist is door toepasselijke wetgeving, regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtmatig verzoek van de overheid

Wij verkopen, verhuren, verhandelen, gelde aan of maken biometrische gegevens op geen enkele andere wijze commercieel openbaar aan derden.

Wij staan niet toe dat derden biometrische gegevens gebruiken voor hun eigen marketing-, reclame-, analyse- of onafhankelijke zakelijke doeleinden.

7. Internationale doorgifte

Wij kunnen uw persoonsgegevens, indien nodig, doorgeven aan landen buiten uw eigen land, waaronder de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, de EU of andere landen waar wij of onze dienstverleners actief zijn.

Waar van toepassing zorgen wij voor adequate bescherming door middel van:

• Standaardcontractbepalingen (SCC's)
• Brits addendum bij de SCC's
• Besluiten inzake adequaatheid
• Bindende bedrijfsregels (BCR's)

8. Bewaring van uw gegevens

1. Wij bewaren persoonsgegevens:

• Zolang als nodig is om onze diensten te verlenen of ondersteuning te bieden voor uw apparaten
• Zolang dit vereist is om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, nalevings- of fiscale verplichtingen
• Of totdat u om verwijdering verzoekt, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving
• Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens kunnen voor onbepaalde tijd worden bewaard.
• Biometrische gegevens, gezichtsafbeeldingen, gezichtsherkenningssjablonen en bijbehorende authenticatiegegevens die via de werknemersapplicatie zijn verzameld, worden bewaard voor een periode van maximaal negentig (90) dagen vanaf de datum van verzameling of aanmaak, tenzij:
• de toepasselijke wetgeving een kortere bewaartermijn voorschrijft
• het bewaren noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• het bewaren noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
• Na afloop van de bewaartermijn worden biometrische gegevens op veilige wijze gewist, geanonimiseerd of onomkeerbaar vernietigd in overeenstemming met onze procedures voor gegevensbewaring en -beveiliging.
• De gegevens/informatie inzake gezichtsherkenning worden gebruikt om de identiteit van de persoon die zich aanmeldt te bevestigen en daarmee een nauwkeurig dossier bij te houden met een spoor voor eventuele auditdoeleinden, indien van toepassing.
• Wij zijn van mening dat 90 dagen voldoende tijd is voor HR om eventuele problemen op te lossen en eventuele kwesties af te handelen, en bewaren de gegevens uitsluitend ten behoeve van het controleren van de activiteiten van medewerkers.
• Gezichtsfoto’s worden uitsluitend verzonden naar en opgeslagen bij onze cloudinfrastructuurprovider, Amazon Web Services (AWS), om backend-hosting en opslag voor de Kayana Employee-applicatie te bieden.
• Het delen van gezichtsfoto’s is noodzakelijk voor de werking van de backend-opslag- en leveringsinfrastructuur van de app. AWS treedt namens ons op als gegevensverwerker en heeft op geen enkel moment het onafhankelijke recht om de gegevens te gebruiken.
• AWS slaat foto’s voor aanwezigheidscontrole namens ons op als onderdeel van de cloudhosting (Amazon S3). Zij bewaren de gegevens uitsluitend zo lang als wij dat opdragen – met inachtneming van dezelfde maximale bewaartermijn van 90 dagen – waarna deze op onze instructie worden verwijderd.
• AWS verwerkt geen gezichtsgegevens voor enig zelfstandig doel. Hun privacybeleid is gedocumenteerd op https://aws.amazon.com/privacy/.

1. Crash-/analysegegevens

• We gebruiken Firebase Analytics en Firebase Crashlytics (Google LLC) en Sentry (Functional Software, Inc.) om de prestaties en stabiliteit van de app te monitoren. Deze diensten verzamelen apparaat-ID's, gegevens over app-gebruik en crashrapporten. Google bewaart analysegegevens maximaal 14 maanden. Sentry bewaart crashgegevens 90 dagen. Geen van beide diensten wordt gebruikt om medewerkers te identificeren voor reclamedoeleinden. Zie het privacybeleid van Google en het privacybeleid van Sentry voor meer informatie.
• We verzamelen crashrapporten en beperkte analysegegevens om de stabiliteit van de applicatie te bewaken, technische problemen te diagnosticeren en de betrouwbaarheid en prestaties van de app te verbeteren. Deze informatie helpt ons technische team bij het opsporen en oplossen van bugs die van invloed kunnen zijn op medewerkers tijdens het gebruik van de applicatie.
• Crash- en analysegegevens worden niet gebruikt voor reclame, marketing of het opstellen van gebruikersprofielen.
• Crash- en analysegegevens worden uitsluitend gedeeld met onze dienstverleners (Sentry en Firebase) ten behoeve van het monitoren van de applicatie, het rapporteren van crashes, diagnostiek en prestatieanalyse.
• Deze dienstverleners verwerken de gegevens namens ons om problemen met de applicatie te helpen identificeren en oplossen. De gegevens worden niet gedeeld voor reclame, marketing of andere, niet-gerelateerde doeleinden.
• Onze aanbieders van crashrapportage en analyse (Sentry en Firebase) ontvangen of bewaren geen gezichtsgegevens van gebruikers.
• Gezichtsgegevens worden veilig opgeslagen in Amazon Web Services (AWS) S3 met behulp van beveiligingsmaatregelen volgens de industriestandaard. Toegang tot deze gegevens is beperkt tot bevoegd personeel, en de gegevens worden 90 dagen bewaard, waarna ze automatisch worden verwijderd volgens ons bewaarbeleid.
• Het privacybeleid van Sentry is te vinden op: https://sentry.io/legal/privacy/3.3.2/in-app/?userCurrentVersion=3.3.1
• Het privacybeleid van Firebase is te vinden op: https://firebase.google.com/support/privacy

9. Uw rechten en keuzes

Afhankelijk van het rechtsgebied waarin u zich bevindt, hebt u mogelijk het recht om:

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met: (info@kayana.co.uk)

Het is mogelijk dat wij uw identiteit moeten verifiëren voordat wij aan uw verzoek kunnen voldoen.

Wanneer biometrische gegevens worden verwerkt, kunnen personen op grond van de toepasselijke wetgeving aanvullende rechten hebben, waaronder het recht om informatie op te vragen over het verzamelen en gebruiken van biometrische gegevens, het recht om verwijdering van biometrische gegevens te verzoeken, het recht om toestemming in te trekken wanneer toestemming de rechtsgrondslag voor de verwerking vormt, en het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteiten.

10. Cookies en soortgelijke technologieën

We gebruiken tokens en trackingtechnologieën voor:

• Websitefunctionaliteit
• Analyses (bijv. Google Analytics)
• Marketing (bijv. het personaliseren van advertenties)

Als onderdeel van onze betaaltechnologieoplossingen gebruiken we beveiligde tokens om interacties tussen gebruikers, handelaren en financiële instellingen te vergemakkelijken en te beschermen. Deze tokens spelen een cruciale rol bij het waarborgen van de privacy, integriteit en veiligheid van betalingsgerelateerde gegevens.

Soorten tokens die wij gebruiken

We kunnen verschillende soorten tokens genereren en gebruiken, waaronder:

• Authenticatietokens – Om de identiteit van gebruikers en systemen te verifiëren tijdens het inloggen en tijdens transacties.
• Sessietokens – Om permanente, beveiligde sessies op ons platform te handhaven.
• Toegangstokens – Om de toegang te regelen tot API's, dashboards en beveiligde eindpunten die door onze klanten en hun gebruikers worden gebruikt.
• Betalingstokens – In bepaalde oplossingen zetten we gevoelige betalingsgegevens (zoals creditcardnummers) om in tokens om ervoor te zorgen dat ruwe betalingsgegevens nooit rechtstreeks binnen onze systemen worden opgeslagen of verzonden.

Doel van het gebruik van tokens

Deze tokens worden gebruikt voor:

• Het beveiligen van betalingstransacties
• Het voorkomen van ongeoorloofde toegang
• Het beheren van beveiligde communicatie tussen systemen
• Het waarborgen van naleving van industrienormen (bijv. PCI DSS)
• Het ondersteunen van naadloze integratie met diensten van derden (bijv. banken, acquirers, wallets)

Tokens kunnen tijdelijk worden opgeslagen in beveiligde omgevingen of op het apparaat van de gebruiker (bijv. in een browser of mobiele app) en zijn zo ontworpen dat ze na een bepaalde tijd of bij het uitloggen verlopen. We gebruiken tokens niet om gebruikers te volgen op diensten van derden of voor het opstellen van gedragsprofielen.

Gegevensbescherming en naleving

Tokens bevatten op zichzelf geen persoonlijk identificeerbare informatie (PII), maar kunnen worden gekoppeld aan gebruikers- of transactiegegevens die veilig in onze systemen zijn opgeslagen. Wij hanteren strikte toegangscontroles, versleuteling en veilige praktijken voor sleutelbeheer om getokeniseerde gegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming.

Klanten die onze technologie integreren, zijn verantwoordelijk voor het gebruik van tokens in overeenstemming met de geldende regelgeving en voor het veilig configureren van het tokengebruik binnen hun eigen omgevingen.

11. Gegevensbeveiliging

Wij hanteren fysieke, technische en administratieve beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang en misbruik.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Gegevensversleuteling (tijdens verzending en in opslag)
• Toegangscontrole en meervoudige authenticatie
• Regelmatige kwetsbaarheidsscans en het installeren van patches
• Veilige firmware-updates voor apparaten

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we nemen voorzorgsmaatregelen volgens de industrienormen.

Biometrische gegevens en gegevens voor gezichtsherkenning worden beschermd met behulp van geavanceerde beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling tijdens verzending en opslag, op rollen gebaseerde toegangscontroles, beperkte toegang voor personeel, auditlogging en veilige verwijderingsprocedures. Toegang tot biometrische gegevens is beperkt tot personeel en dienstverleners met een legitieme zakelijke noodzaak en de juiste autorisatie.

12. Privacy van kinderen

Onze diensten en producten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan:

• 13 (Verenigde Staten)
• 16 (VK/EU, tenzij er toestemming van de ouders is gegeven)

Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen zonder wettelijke toestemming. Neem contact met ons op als u denkt dat een kind persoonsgegevens heeft verstrekt.

13. Links en diensten van derden

Onze websites, apps of apparaten kunnen links bevatten naar of geïntegreerd zijn met diensten van derden (bijvoorbeeld betalingsverwerkers, API's, smart home-platforms). Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid.

Raadpleeg hun privacybeleid afzonderlijk, indien van toepassing.

14. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Updates worden op onze website geplaatst met een bijgewerkte datum onder 'Laatst bijgewerkt'.

Bij wezenlijke wijzigingen ontvangt u hiervan rechtstreeks bericht via e-mail of via meldingen in het product.

15. Cookiebeleid

1. Wij maken gebruik van cookies, pixels, lokale opslag, SDK's en soortgelijke technologieën (“Cookies”) om onze Diensten te exploiteren, te beveiligen, te verbeteren en te analyseren.
2. Cookies kunnen door ons worden geplaatst of door geautoriseerde externe dienstverleners die namens ons handelen.
3. We gebruiken de volgende categorieën cookies:

• Strikt noodzakelijke cookies – vereist voor de werking, beveiliging, authenticatie en kernfunctionaliteit van de diensten.
• Prestatie- en analysecookies – helpen ons gebruikspatronen te begrijpen, problemen op te lossen en de prestaties te verbeteren.
• Functionele cookies – onthouden voorkeuren en instellingen om de gebruikerservaring te verbeteren.
• Advertentie- en targetingcookies – worden gebruikt om relevante advertenties weer te geven, de effectiviteit van campagnes te meten en interacties op websites en diensten bij te houden, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

1. Waar dit vereist is door de toepasselijke wetgeving, waaronder in het Verenigd Koninkrijk, de Europese Economische Ruimte of enig ander toepasselijk rechtsgebied, vragen wij uw toestemming voordat wij niet-essentiële cookies op uw apparaat plaatsen.
2. U kunt uw toestemmingsvoorkeuren te allen tijde intrekken of wijzigen via onze tool voor cookie-instellingen of via uw browserinstellingen.
3. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
4. Wij kunnen gebruikmaken van externe aanbieders van analyse-, advertentie-, hosting-, beveiligings- en ondersteuningsdiensten die cookies en soortgelijke technologieën inzetten. Deze derde partijen kunnen in de loop van de tijd informatie verzamelen over uw interactie met onze diensten en andere websites of online diensten.
5. Waar dit door de toepasselijke wetgeving wordt vereist, treffen wij passende contractuele en gegevensbeschermingsmaatregelen met dergelijke aanbieders.
6. Afhankelijk van uw locatie kunt u op grond van de toepasselijke wetgeving rechten hebben met betrekking tot cookies en de verwerking van persoonsgegevens, waaronder:

• de Britse GDPR en de Data Protection Act 2018;
• de EU-AVG en nationale uitvoeringswetgeving, waaronder de Spaanse voorschriften inzake gegevensbescherming;
• toepasselijke privacywetten van Amerikaanse staten;
• de Canadese PIPEDA en provinciale privacywetten; en
• de Australische Privacy Act 1988.

1. Bij de meeste browsers kunt u cookies beheren of uitschakelen via de browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit of beschikbaarheid van delen van de diensten kan beïnvloeden.
2. U kunt uw voorkeuren ook beheren via onze cookie-toestemmingsbanner of de instellingeninterface, indien beschikbaar.
3. Wij kunnen dit gedeelte over cookies van tijd tot tijd bijwerken om rekening te houden met juridische, technische of operationele wijzigingen. Wezenlijke wijzigingen worden meegedeeld waar dit volgens de toepasselijke wetgeving vereist is.

16. Neem contact met ons op

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy kunt u contact met ons opnemen via e-mail:

info@kayana.co.uk

Als u in de EU of het VK woont, hebt u bovendien het recht om, indien van toepassing, een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit (DPA).

17. Kennisgeving inzake biometrische gegevens en gezichtsherkenning

Wanneer onze sollicitatieprocedure voor werknemers gezichtsherkenning, gezichtsauthenticatie of biometrische verificatiefuncties omvat, kunnen wij biometrische gegevens en gezichtsbeelden verzamelen, genereren, opslaan, gebruiken en verwerken voor identiteitsverificatie, aanwezigheidsbeheer, toegangscontrole, beveiliging, fraudepreventie en aanverwante doeleinden op het gebied van personeelsadministratie.

De verzamelde gegevens kunnen bestaan uit gezichtsfoto’s, gezichtsbeelden die via de camera van een apparaat zijn vastgelegd, gezichtsgeometrie, biometrische identificatiegegevens, biometrische sjablonen, informatie over levendheidsdetectie, authenticatierecords, tijdstempels en verificatieresultaten.

Gezichtsbeelden kunnen worden gebruikt om biometrische sjablonen te maken die identiteitsverificatie en -authenticatie mogelijk maken. Wij gebruiken biometrische gegevens en gezichtsbeelden uitsluitend voor de doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven en verkopen, verhuren, verhandelen of gelde aan dergelijke gegevens, noch gebruiken wij deze voor reclame, marketing, gedragsprofilering of niet-gerelateerde commerciële doeleinden.

Biometrische gegevens en gezichtsbeelden mogen uitsluitend worden verstrekt aan:

• Geautoriseerde dienstverleners die namens ons optreden voor identiteitsverificatie, authenticatie, hosting, opslag en beveiligingsdiensten;
• De werkgever of organisatie die de sollicitatie van de werknemer afhandelt; en
• Regelgevende instanties, rechtbanken, wetshandhavingsinstanties of andere partijen indien dit vereist is door de toepasselijke wetgeving.

Biometrische gegevens, biometrische sjablonen, gezichtsfoto’s, gezichtsbeelden, authenticatiegegevens en gerelateerde verificatiegegevens worden bewaard gedurende een periode van maximaal negentig (90) dagen vanaf het moment van verzameling of aanmaak, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn wordt dergelijke informatie op veilige wijze verwijderd, geanonimiseerd of onomkeerbaar vernietigd in overeenstemming met onze bewaar- en beveiligingsprocedures.

Wij hanteren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder versleuteling, toegangscontroles, veilige opslag, auditlogging en procedures voor veilige verwijdering, om biometrische gegevens en gezichtsbeelden te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, openbaarmaking, wijziging of verlies.

Betrokkenen kunnen hun toepasselijke privacyrechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@kayanaforbusiness.com

18. Transparantie inzake app-tracking

De Kayana-app voor werknemers volgt gebruikers niet in apps of op websites van derden voor reclame- of marketingdoeleinden. Alle gegevens die binnen de app worden verzameld, worden uitsluitend gebruikt voor de operationele doeleinden die in dit privacybeleid worden beschreven en worden niet gedeeld met advertentienetwerken, gegevensmakelaars of analytische diensten van derden voor het volgen van gebruikers tussen verschillende apps.

Mocht dit beleid in een toekomstige versie van de app veranderen, dan zullen we:

• gebruikers een ATT-toestemmingsvraag tonen voordat er met het volgen wordt begonnen
• Het doel van het volgen duidelijk uitleggen in de NSUserTrackingUsageDescription-string die aan gebruikers wordt getoond
• De keuze van de gebruiker om tracking te weigeren respecteren, zonder dat dit invloed heeft op de kernfunctionaliteit van de app
• dit privacybeleid dienovereenkomstig bijwerken

19. Toestemming binnen de app voor het verzamelen van biometrische gegevens

Toestemmingsmechanisme

Voordat een functie voor gezichtsherkenning of biometrische verificatie voor het eerst wordt geactiveerd, toont de applicatie de gebruiker een duidelijke in-app toestemmingsmelding. Deze melding:

• Geeft aan welke specifieke biometrische gegevens worden verzameld (gezichtsbeelden, biometrische sjablonen)
• legt het doel van de verzameling uit (identiteitsverificatie, aanwezigheidsregistratie, toegangscontrole)
• geeft aan wie toegang heeft tot de gegevens (Kayana, de werkgever en geautoriseerde dienstverleners)
• Vraagt de gebruiker om uitdrukkelijk toestemming te geven voordat het verzamelen begint

Camera-toegang

De app vraagt toegang tot de camera van het apparaat uitsluitend om gezichtsbeelden vast te leggen voor biometrische verificatie en aanwezigheidsregistratie. De iOS-toestemmingsmelding die aan gebruikers wordt getoond, luidt als volgt:

De Kayana Employee App heeft toegang tot de camera nodig om uw gezichtsbeeld vast te leggen voor identiteitsverificatie en aanwezigheidsregistratie. De beelden worden uitsluitend gebruikt voor personeelsbeheer en worden niet gebruikt voor reclame of marketing.

Intrekking van toestemming

Gebruikers kunnen hun toestemming voor het verzamelen van biometrische gegevens op elk moment intrekken door:

• contact op te nemen met de HR-afdeling of de systeembeheerder van hun werkgever
• Een verzoek tot verwijdering van gegevens in te dienen bij info@kayana.co.uk
• de cameratoestemmingen op elk moment in de instellingen van hun iOS-apparaat in te trekken

Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Wanneer biometrische kenmerken door de werkgever worden voorgeschreven als voorwaarde voor het dienstverband, dient de werknemer het HR-beleid van zijn werkgever te raadplegen.

20. Gegevensminimalisatie

In overeenstemming met richtlijn 5.1.1(i) van de Apple App Store en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming verzamelt de Kayana-app voor werknemers alleen de minimale hoeveelheid persoonsgegevens die nodig is om de specifieke functionaliteit te leveren waarvoor elk gegevenstype vereist is.

Wij verzamelen geen persoonsgegevens speculatief, in afwachting van toekomstige functies of voor doeleinden die verder gaan dan die welke in dit privacybeleid worden beschreven. Wij evalueren regelmatig de gegevens die wij verzamelen en verwijderen of anonimiseren gegevens die niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.

Specifieke toezeggingen inzake gegevensminimalisatie omvatten:

• Biometrische afbeeldingen en sjablonen worden uitsluitend gebruikt voor identiteitsverificatie en worden niet langer bewaard dan de maximale bewaartermijn van 90 dagen
• Ongevals- en diagnostische gegevens worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd waar dit technisch haalbaar is
• Locatiegegevens worden alleen verzameld wanneer de app actief is en alleen wanneer dit is ingeschakeld door de werkgeversbeheerder
• Analytische gegevens worden geaggregeerd en niet gebruikt om individuele gebruikersprofielen op te stellen

21. Verantwoordelijkheden inzake werkgevers- en werknemersgegevens

De Kayana-werknemersapp is bedoeld voor gebruik door werkgevers (“werkgeversbeheerders”) ten behoeve van hun personeel. De verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming in dit model zijn als volgt:

Werknemers die deze applicatie gebruiken, dienen de privacyverklaring van hun eigen werkgever te raadplegen voor informatie over hoe hun arbeidsgegevens worden gebruikt in het kader van hun arbeidsrelatie. Dit privacybeleid regelt de eigen gegevensverwerkingsverplichtingen van Kayana als aanbieder van een technologieplatform.

Wanneer een werknemer gegevensrechten met betrekking tot arbeidsgegevens (bijv. aanwezigheidsgegevens, HR-gegevens) wil uitoefenen, dient hij of zij rechtstreeks contact op te nemen met zijn of haar werkgever. Wanneer de rechten betrekking hebben op de gegevensverwerking door Kayana op platformniveau, kunt u contact met ons opnemen via info@kayanaforbusiness.com.

22. Verwijdering van een account

In overeenstemming met richtlijn 5.1.1(v) van de Apple App Store kunnen gebruikers van de Kayana Employee-app die een account hebben, verzoeken om verwijdering van hun account en de bijbehorende persoonsgegevens.

Hoe u het verwijderen van uw account kunt aanvragen

U kunt verzoeken om verwijdering van uw account door:

• Een schriftelijk verzoek tot verwijdering in te dienen bij info@kayana.co.uk vanaf het e-mailadres dat aan uw account is gekoppeld
• Contact op te nemen met de systeembeheerder van uw werkgever, die de verwijdering kan in gang zetten via het beheerportaal voor werkgevers

Wat wordt verwijderd

Na ontvangst van een geldig verzoek tot verwijdering van uw account zullen wij de volgende gegevens binnen 30 dagen na verificatie van het verzoek verwijderen of anonimiseren:

• Inloggegevens en profielinformatie
• Biometrische sjablonen en gegevens voor gezichtsherkenning (onderworpen aan het bewaarbeleid van 90 dagen, waarna automatische verwijdering plaatsvindt)
• Authenticatierecords en aanwezigheidslogboeken die aan uw identiteit zijn gekoppeld
• Analytische identificatiegegevens die aan uw account zijn gekoppeld

Gegevens die mogelijk worden bewaard

De volgende gegevens kunnen na het verwijderen van uw account worden bewaard indien daar een wettelijke, regelgevende of contractuele grondslag voor bestaat:

• Transactie- en financiële gegevens die nodig zijn voor naleving van belasting- of auditvoorschriften
• Gegevens die onderworpen zijn aan een wettelijke bewaarplicht of een lopende gerechtelijke procedure
• Geaggregeerde of geanonimiseerde gegevens die redelijkerwijs niet aan u kunnen worden gekoppeld
• Gegevens die de werkgever op grond van het arbeidsrecht zelfstandig verplicht is te bewaren

Wanneer gegevens na verwijdering worden bewaard, worden deze veilig bewaard en uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor het bewaren gerechtvaardigd is. U wordt in reactie op uw verzoek tot verwijdering geïnformeerd over een dergelijke bewaring en de grondslag daarvoor.