All legal documents
On this page
Deze vertaling wordt uitsluitend ter informatie verstrekt. Bij verschillen is de Engelse versie juridisch bindend en doorslaggevend.
1. PARTIJEN
Deze Algemene Voorwaarden (de "Agreement") worden aangegaan tussen:
Provider
Kayana Ireland Limited
Statutaire zetel: 3D North Point House, North Point
Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P
CRO-nummer: 737092
E-mail: info@kayanaforbusiness.com
(hierna de "Provider" genoemd)
en
Customer
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich abonneert op of gebruikmaakt van de Software.
De Provider en de Customer worden gezamenlijk aangeduid als de "Partijen."
2. DOEL
Het doel van deze Agreement is het regelen van de licentiëring, toegang, werking en het onderhoud van de elektronische facturatiesoftware van de Provider, die functionaliteit bevat die is ontworpen om te voldoen aan het Spaanse VeriFactu-systeem en alle toepasselijke wetgeving inzake geautomatiseerde facturatiesystemen ("Sistemas Informáticos de Facturación").
De Software stelt de Customer in staat facturen en bijbehorende invoice records te genereren in overeenstemming met de toepasselijke Spaanse belastingwetgeving en, indien door de Customer geconfigureerd, invoice records elektronisch te verzenden naar de Spaanse belastingdienst (Agencia Estatal de Administración Tributaria – AEAT).
Niets in deze Agreement mag op enig moment worden opgevat als fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies.
3. DEFINITIES
Voor de toepassing van deze Agreement:
AEAT betekent de Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Applicable Law betekent alle Spaanse, Europese en overige toepasselijke wetgeving met betrekking tot facturatiesoftware, elektronische facturering, belastingen, cyberbeveiliging, consumentenbescherming en gegevensbescherming.
Customer Data betekent alle informatie die door de Customer in de Software wordt ingevoerd.
Invoice Record betekent elk facturatierecord dat door de Software wordt gegenereerd in overeenstemming met de Applicable Law.
Software betekent de facturatietoepassing die door de Provider wordt geleverd, met inbegrip van alle updates, patches, upgrades, modules en toekomstige versies.
VeriFactu betekent het factuurverificatiesysteem dat bij Spaanse wetgeving is geregeld en dat de elektronische verzending van invoice records aan de AEAT mogelijk maakt.
Technical Specifications betekent de technische vereisten die door de Spaanse overheid of de AEAT zijn gepubliceerd met betrekking tot geautomatiseerde facturatiesystemen.
4. SOFTWARELICENTIE
Onder voorbehoud van betaling van alle toepasselijke vergoedingen verleent de Provider de Customer een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en herroepbare licentie om de Software uitsluitend voor zijn interne bedrijfsdoeleinden te gebruiken.
De licentie draagt geen eigendom van de Software over.
Alle intellectuele-eigendomsrechten blijven uitsluitend berusten bij de Provider.
De Customer mag niet:
- de Software reverse-engineeren;
- beveiligingsmechanismen wijzigen;
- VeriFactu-functionaliteit uitschakelen;
- compliancemechanismen verwijderen;
- gegenereerde invoice records wijzigen buiten de geautoriseerde functionaliteit om;
- afgeleide werken creëren.
5. BESCHRIJVING VAN DE SOFTWARE
De Software is ontworpen om naleving van de Spaanse facturatiewetgeving te vergemakkelijken door het aanmaken en bijhouden van invoice records die voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot:
- integriteit;
- bewaring;
- traceerbaarheid;
- chronologische registratie;
- toegankelijkheid;
- leesbaarheid;
- onveranderlijkheid;
- veilige opslag;
- controleerbaarheid.
Indien geactiveerd, maakt de Software tevens de verzending van invoice records aan de AEAT mogelijk via het VeriFactu-systeem.
De Customer erkent dat verzending afhankelijk kan zijn van internetconnectiviteit, de beschikbaarheid van de systemen van de AEAT en een correcte systeemconfiguratie.
6. VERPLICHTINGEN VAN DE CUSTOMER
De Customer stemt ermee in om:
- volledige en juiste informatie te verstrekken;
- de Software uitsluitend voor rechtmatige doeleinden te gebruiken;
- veilige gebruikersgegevens te bewaren;
- te voldoen aan alle belastingverplichtingen die op zijn onderneming van toepassing zijn;
- facturen te controleren vóór verzending;
- waar passend geschikte back-ups aan te houden;
- verplichte software-updates onverwijld te installeren;
- de Provider te informeren over elke vermoedelijke storing die de facturatie beïnvloedt.
De Customer zal invoice records niet opzettelijk manipuleren, noch anderszins trachten wettelijke vereisten te omzeilen.
7. VERPLICHTINGEN VAN DE PROVIDER
De Provider zal:
- de Software onderhouden;
- materiële gebreken herstellen;
- waar redelijkerwijs vereist regelgevingsupdates verstrekken;
- passende beveiligingsmaatregelen implementeren;
- de systeemintegriteit bewaren;
- technische documentatie bijhouden;
- redelijke inspanningen leveren om de voortdurende verenigbaarheid met de Applicable Law te waarborgen.
De Provider zal redelijke professionele zorgvuldigheid betrachten bij het handhaven van naleving van de evoluerende wettelijke vereisten.
8. VERIFACTU-COMPLIANCE
De Provider verklaart dat de Software is ontwikkeld met als doel te voldoen aan de vereisten die van toepassing zijn op geautomatiseerde facturatiesystemen krachtens Spaans recht.
De Software bevat functionaliteit die is bedoeld om:
- wettelijk conforme invoice records te genereren;
- traceerbare factuurketens te creëren;
- onopgemerkte wijziging van records te voorkomen;
- chronologische volgorde te handhaven;
- wettelijk vereiste metagegevens te genereren;
- waar van toepassing cryptografische vingerafdrukken te genereren;
- auditinformatie te bewaren;
- indien geconfigureerd elektronische communicatie met de AEAT te vergemakkelijken.
De Customer erkent dat wettelijke naleving eveneens afhankelijk is van:
- correcte implementatie;
- correcte configuratie;
- rechtmatig gebruik;
- nauwkeurige boekhoudkundige informatie;
- naleving van belastingverplichtingen buiten de Software.
Dienovereenkomstig kan de Provider niet garanderen dat het enkele gebruik van de Software voldoet aan elke wettelijke verplichting die op elke Customer van toepassing is.
9. VERANTWOORDELIJKHEID VAN DE CUSTOMER VOOR FISCALE NALEVING
De Customer blijft uitsluitend verantwoordelijk voor:
- het bepalen van de fiscale behandeling;
- btw-naleving;
- de inhoud van facturen;
- boekhoudkundige gegevens;
- aangifteverplichtingen;
- rapportageverplichtingen;
- bewaarverplichtingen.
De Provider levert uitsluitend software en treedt niet op als accountant, belastingadviseur of juridisch adviseur.
10. SOFTWARE-UPDATES
De Provider kan updates uitbrengen, waaronder:
- beveiligingspatches;
- wetgevingsupdates;
- technische verbeteringen;
- compatibiliteitscorrecties;
- prestatieverbeteringen.
Wanneer een update noodzakelijk is om te blijven voldoen aan de Applicable Law en regelgevende vereisten, wordt installatie als verplicht beschouwd.
Het niet installeren van verplichte updates kan de compliancestatus van de Software ongeldig maken.
11. DECLARACIÓN RESPONSABLE
Verklaring van Verantwoorde Naleving
De Provider verklaart hierbij, onder zijn eigen verantwoordelijkheid, dat de in deze Agreement omschreven Software is ontworpen en ontwikkeld in overeenstemming met de technische en wettelijke vereisten die gelden voor geautomatiseerde facturatiesystemen krachtens de Spaanse wetgeving inzake VeriFactu.
De Provider verklaart voorts dat de Software op het moment van uitgave:
- voldoet aan de functionele vereisten die krachtens de Applicable Law zijn vastgesteld;
- invoice records genereert in het wettelijk voorgeschreven formaat;
- de integriteit van de facturatie-informatie bewaart;
- de bewaring van invoice records waarborgt;
- de toegankelijkheid van records gedurende de wettelijke bewaartermijnen waarborgt;
- de leesbaarheid van opgeslagen informatie waarborgt;
- volledige traceerbaarheid van facturatiegebeurtenissen verzekert;
- onopgemerkte wijziging of verwijdering van invoice records voorkomt;
- de chronologische volgorde van invoice records handhaaft;
- de wettelijk vereiste metagegevens genereert die aan elke factuur zijn gekoppeld;
- waar wettelijk vereist cryptografische hashes of gelijkwaardige integriteitsmechanismen genereert;
- mechanismen bevat die verborgen boekhouding of onrechtmatige wijziging van boekhoudkundige informatie voorkomen;
- communicatie met de AEAT via VeriFactu mogelijk maakt wanneer die functionaliteit is geactiveerd en correct geconfigureerd;
- auditlogboeken bijhoudt die toereikend zijn om naleving van de wettelijke vereisten aan te tonen;
- niet opzettelijk is ontworpen om belastingfraude, boekhoudkundige manipulatie of verhulling van transacties te vergemakkelijken.
Deze Verklaring blijft slechts geldig zolang:
- de Software onveranderd blijft, behoudens door geautoriseerde updates van de Provider;
- verplichte updates worden geïnstalleerd;
- de Software wordt geëxploiteerd in overeenstemming met de instructies van de Provider;
- de Customer de wettelijke compliancemechanismen niet uitschakelt of hierin ingrijpt.
Indien toekomstige wetgevingswijzigingen aanpassing van de Software vereisen, verbindt de Provider zich ertoe redelijke commerciële inspanningen te leveren om binnen een redelijke termijn na publicatie van de toepasselijke technische specificaties conforme updates uit te brengen.
De Customer erkent dat deze Verklaring uitsluitend betrekking heeft op de door de Provider geleverde Software en geen certificering vormt van de eigen naleving van de belastingwetgeving door de Customer.
12. GEGEVENSBESCHERMING
12.1 Naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming
De Partijen erkennen dat zij bij de uitvoering van deze Agreement zullen voldoen aan alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy, met inbegrip van, doch niet beperkt tot:
- Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming – GDPR);
- Organieke Wet 3/2018 betreffende de Bescherming van Persoonsgegevens en de Waarborg van Digitale Rechten (LOPDGDD);
- Wet 34/2002 betreffende Diensten van de Informatiemaatschappij en Elektronische Handel (LSSI-CE), voor zover van toepassing;
- eventuele latere wijzigingen of vervangende wetgeving.
12.2 Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, treedt de Customer op als Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van alle persoonsgegevens die in de Software worden ingevoerd.
Wanneer de Provider persoonsgegevens uitsluitend verwerkt met het oog op het leveren van de Software en de daaraan gerelateerde diensten, treedt de Provider op als Verwerker.
Waar wettelijk vereist, sluiten de Partijen indien en wanneer nodig onder de betreffende omstandigheden een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA).
12.3 Beveiligingsmaatregelen
De Provider zal passende technische en organisatorische maatregelen implementeren die zijn bedoeld om de Customer Data te beschermen tegen:
- toevallige vernietiging;
- onrechtmatige vernietiging;
- verlies;
- ongeoorloofde openbaarmaking;
- ongeoorloofde toegang;
- wijziging;
- aantasting;
- cyberaanvallen.
Dergelijke maatregelen zullen evenredig zijn aan de risico's van de verwerkingsactiviteiten.
12.4 Internationale doorgiften
De Provider zal Customer Data niet buiten de Europese Economische Ruimte doorgeven, tenzij dit krachtens toepasselijk recht is toegestaan en onder passende waarborgen.
12.5 Bewaring van gegevens
De Customer blijft uitsluitend verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke bewaarverplichtingen met betrekking tot boekhoudkundige en fiscale documentatie.
De Provider zal systeemlogboeken en technische gegevens uitsluitend bewaren gedurende de periode die noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke, contractuele en beveiligingsverplichtingen.
13. VERTROUWELIJKHEID
Elke Partij stemt ermee in alle niet-openbare informatie die van de andere Partij is verkregen in verband met deze Agreement als vertrouwelijk te behandelen.
Vertrouwelijke Informatie omvat, zonder beperking:
- broncode;
- softwarearchitectuur;
- technische documentatie;
- prijsstelling;
- bedrijfsgeheimen;
- klantinformatie;
- bedrijfsplannen;
- beveiligingsprocedures;
- factuurgegevens;
- authenticatiegegevens.
Geen van beide Partijen zal Vertrouwelijke Informatie openbaar maken, behalve:
- met voorafgaande schriftelijke toestemming;
- indien openbaarmaking wettelijk vereist is en, voor zover van toepassing, door een toezichthoudende autoriteit;
- aan professionele adviseurs die aan geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden;
- indien vereist door een bevoegde overheidsinstantie.
De geheimhoudingsverplichtingen blijven gedurende vijf (5) jaar na beëindiging van deze Agreement van kracht, of gedurende een langere periode indien de Applicable Law dit vereist.
14. INTELLECTUELE EIGENDOM
Alle intellectuele-eigendomsrechten met betrekking tot de Software, met inbegrip van:
- auteursrecht;
- databankrechten;
- octrooien;
- merken;
- bedrijfsgeheimen;
- broncode;
- objectcode;
- API's;
- APK's
- interfaces;
- documentatie;
- logo's;
- ontwerpen;
blijven de exclusieve eigendom van de Provider.
Niets in deze Agreement draagt eigendom van intellectuele-eigendomsrechten over.
De Customer verkrijgt uitsluitend de beperkte licentie die hierin uitdrukkelijk wordt verleend.
De Customer mag niet:
- de Software vermenigvuldigen, behalve voor zover geautoriseerd;
- sublicentiëren;
- verhuren;
- overdragen;
- distribueren;
- decompileren;
- reverse-engineeren;
- afgeleide werken creëren;
- auteursrechtvermeldingen verwijderen.
Suggesties of feedback die de Customer vrijwillig verstrekt, kunnen zonder vergoeding worden verwerkt in toekomstige versies van de Software.
15. GARANTIES
De Provider garandeert dat op het moment van levering van de Software:
- hij over de wettelijke bevoegdheid beschikt om de Software in licentie te geven;
- de Software is ontwikkeld met redelijke professionele zorgvuldigheid;
- de Software in wezenlijke mate voldoet aan de gepubliceerde documentatie van de Provider;
- de Software de in deze Agreement omschreven compliancefunctionaliteit bevat.
Behoudens hetgeen hierin uitdrukkelijk is bepaald, wordt de Software geleverd "zoals ze is" en "zoals beschikbaar."
De Provider garandeert niet dat:
- de werking ononderbroken zal zijn;
- de werking foutloos zal zijn;
- elke toekomstige wetgevingsinterpretatie ongewijzigd zal blijven;
- internetdiensten continu beschikbaar zullen blijven;
- systemen van derden operationeel zullen blijven.
De Provider zal commercieel redelijke inspanningen leveren om geverifieerde gebreken te verhelpen.
16. BEPERKING VAN AANSPRAKELIJKHEID
Voor zover maximaal toegestaan door de Applicable Law en regelgeving:
De Provider is niet aansprakelijk voor:
- indirecte schade;
- gevolgschade;
- winstderving;
- verlies van goodwill;
- bedrijfsonderbreking;
- belastingboetes voortvloeiend uit misbruik door de Customer;
- boekhoudkundige fouten gemaakt door de Customer;
- onjuiste gegevens die door de Customer zijn ingevoerd;
- het niet installeren van verplichte updates;
- storingen veroorzaakt door software of infrastructuur van derden.
De totale aansprakelijkheid van de Provider uit hoofde van deze Agreement zal niet meer bedragen dan de vergoedingen die de Customer heeft betaald gedurende de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de vordering.
Niets hierin sluit aansprakelijkheid uit voor:
- fraude;
- bedrieglijke verkeerde voorstelling van zaken;
- opzettelijk wangedrag;
- grove nalatigheid, voor zover uitsluiting hiervan wettelijk verboden is;
- overlijden of persoonlijk letsel als gevolg van nalatigheid, voor zover uitsluiting hiervan verboden is.
17. AUDITRECHTEN
Voor zover redelijkerwijs noodzakelijk om naleving van de Applicable Law of deze Agreement te verifiëren, kan de Provider technische audits uitvoeren die uitsluitend betrekking hebben op:
- softwareconfiguratie;
- geïnstalleerde softwareversie;
- compliancestatus;
- integriteit van de compliancemechanismen.
Dergelijke audits zullen:
- worden uitgevoerd tijdens normale kantooruren;
- verstoring minimaliseren;
- geen vertrouwelijke boekhoudkundige informatie openbaren die verder gaat dan noodzakelijk.
De Customer stemt ermee in redelijkerwijs mee te werken aan elke compliance-audit.
Niets in deze bepaling machtigt de Provider om toegang te krijgen tot vertrouwelijke financiële gegevens die geen verband houden met de Software.
18. BEWARING VAN RECORDS
De Software is ontworpen om de wettelijke bewaring van facturatierecords te vergemakkelijken.
De Customer blijft verantwoordelijk voor het waarborgen dat alle boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende de termijnen die door de Applicable Law of regelgeving zijn voorgeschreven, voor zover van toepassing.
Verwijdering van invoice records buiten de wettelijk toegestane processen om is strikt verboden.
Waar technisch haalbaar, blijven verwijderde records traceerbaar via auditmechanismen.
19. CYBERBEVEILIGING
De Provider zal commercieel redelijke cyberbeveiligingsmaatregelen handhaven, waaronder:
- toegangscontroles;
- authenticatiemechanismen;
- versleuteling waar passend;
- kwetsbaarheidsbeheer;
- beveiligingsmonitoring;
- incidentresponsprocedures.
De Customer zal de Provider onmiddellijk in kennis stellen van elk vermoedelijk beveiligingsincident dat de Software beïnvloedt.
20. WIJZIGINGEN IN REGELGEVING
De Partijen erkennen dat de wetgeving inzake elektronische facturering en VeriFactu kan evolueren en, indien nodig, aanleiding kan geven tot wijziging van dit document.
Wanneer wetgevingswijzigingen aanpassing van de Software vereisen, zal de Provider redelijke commerciële inspanningen leveren om binnen een passende termijn updates uit te brengen.
De Customer stemt ermee in dergelijke updates onverwijld te installeren.
Het niet doorvoeren van verplichte updates kan de regelgevende naleving van de Software ongeldig maken.
21. OVERMACHT
Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die voortvloeien uit omstandigheden buiten haar redelijke controle, met inbegrip van, doch niet beperkt tot:
- natuurrampen;
- oorlog;
- terrorisme;
- cyberaanvallen die de nationale infrastructuur treffen;
- wijdverbreide internetstoringen;
- overheidsmaatregelen;
- stakingen;
- pandemieën;
- storingen bij telecommunicatieaanbieders;
- storingen in de elektronische systemen van de AEAT.
De getroffen Partij zal de andere Partij zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk in kennis stellen.
De nakoming wordt hervat zodra de overmachtsituatie eindigt.
22. OPSCHORTING VAN DIENSTEN
De Provider kan de toegang tot de Software opschorten indien:
- betaling achterstallig blijft;
- voortgezette toegang cyberbeveiligingsrisico's met zich meebrengt;
- de Customer deze voorwaarden schendt;
- frauduleuze activiteit wordt vermoed;
- opschorting wettelijk vereist is.
Waar redelijkerwijs mogelijk, zal voorafgaand bericht worden gegeven.
23. BEËINDIGING
Elke Partij kan deze Agreement beëindigen:
- bij afloop van de overeengekomen abonnementsperiode;
- door middel van wederzijdse schriftelijke overeenkomst;
- wegens een materiële tekortkoming die niet binnen dertig (30) dagen na schriftelijke kennisgeving is hersteld;
- onmiddellijk indien voortzetting in strijd zou zijn met de Applicable Law.
Bij beëindiging:
- vervalt de licentie automatisch;
- kunnen toegangsgegevens worden ingetrokken;
- worden openstaande vergoedingen onmiddellijk opeisbaar;
- zal elke Partij, voor zover wettelijk toegestaan, Vertrouwelijke Informatie retourneren of veilig vernietigen;
- blijven de wettelijke verplichtingen inzake bewaring van records van toepassing.
Beëindiging doet geen afbreuk aan reeds ontstane rechten of verplichtingen.
24. KENNISGEVINGEN
Alle kennisgevingen krachtens deze Agreement geschieden schriftelijk en worden verzonden via een van de volgende methoden:
- aangetekende post;
- erkende koeriersdienst;
- e-mail naar de door elke Partij opgegeven adressen.
Elektronische mededelingen worden geacht te zijn ontvangen op de eerste werkdag na verzending, tenzij het tegendeel wordt aangetoond.
25. OVERDRACHT
De Customer mag deze Agreement niet overdragen of overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Provider.
De Provider kan deze Agreement overdragen in het kader van:
- een fusie;
- overname;
- bedrijfsherstructurering;
- overdracht van de onderneming.
26. VOLLEDIGE OVEREENKOMST
Deze Agreement vormt de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot de Software en vervangt alle eerdere onderhandelingen, voorstellen en afspraken met betrekking tot het onderwerp ervan.
27. SCHEIDBAARHEID
Indien enige bepaling van deze Agreement ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
De Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een bepaling die het oorspronkelijke commerciële doel ervan het dichtst benadert.
28. AFSTAND VAN RECHT
Het feit dat een Partij nalaat een bepaling af te dwingen, houdt geen afstand in van toekomstige handhaving.
29. TOEPASSELIJK RECHT
Deze Agreement wordt beheerst door en uitgelegd in overeenstemming met de wetten van het Koninkrijk Spanje.
30. BEVOEGDE RECHTER
Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Agreement wordt voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van Spanje, tenzij dwingende wetgeving inzake consumentenbescherming anders bepaalt.
Voor zover wettelijk toegestaan, komen de Partijen de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Madrid, Spanje overeen.
31. ELEKTRONISCHE HANDTEKENINGEN
De Partijen komen overeen dat deze Agreement elektronisch kan worden ondertekend.
Elektronische handtekeningen hebben dezelfde rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid als handgeschreven handtekeningen, mits zij voldoen aan de toepasselijke wetgeving.
32. AANVAARDING
Door de Software te installeren, te openen of te gebruiken, erkent de Customer dat hij deze Algemene Voorwaarden volledig heeft gelezen, begrepen en aanvaard.
HANDTEKENINGEN
PROVIDER
Onderneming: ___________________________
Vertegenwoordiger: _____________________
Functie: ____________________________
Handtekening: ___________________________
Datum: _______________________________
CUSTOMER
Onderneming / natuurlijke persoon: ___________________________
Vertegenwoordiger (indien van toepassing): __________________
Fiscaal identificatienummer: _______________________
Handtekening: _____________________________________
Datum: _________________________________________
VERIFACTU-MANDAAT- EN MACHTIGINGSOVEREENKOMST
Deze VeriFactu-Mandaat- en Machtigingsovereenkomst (de "Agreement") wordt aangegaan op de Ingangsdatum tussen:
1. PARTIJEN (VERIFACTU-MANDAAT- EN MACHTIGINGSOVEREENKOMST)
1.1 Provider (Gemachtigde)
Naam van de onderneming: Kayana Ireland Limited
Statutaire zetel: 3D North Point House, North Point
Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P
CRO-nummer: 737092
E-mail: info@kayanaforbusiness.com
(hierna de "Provider" of de "Gemachtigde" genoemd)
en
1.2 Customer (Volmachtgever)
De natuurlijke persoon of rechtspersoon die is vermeld in het toepasselijke bestelformulier of de Software-abonnementsovereenkomst.
(hierna de "Customer" of de "Volmachtgever" genoemd)
De Provider en de Customer worden hierna gezamenlijk aangeduid als de "Partijen."
2. DOEL (VERIFACTU-MANDAAT- EN MACHTIGINGSOVEREENKOMST)
Het doel van deze Agreement is de Provider te machtigen, uitsluitend voor zover toegestaan door de Applicable Law en de instructies van de Customer, om bepaalde technische en administratieve handelingen te verrichten met betrekking tot de werking van de VeriFactu-conforme facturatiesoftware van de Customer.
Deze Agreement beoogt de elektronische totstandkoming, bewaring en, waar van toepassing, verzending van invoice records via het VeriFactu-kader te vergemakkelijken, met uitdrukkelijke handhaving van de verantwoordelijkheid van de Customer voor de naleving van de belastingwetgeving.
Niets in deze Agreement vormt:
- een overdracht van belastingaansprakelijkheid;
- vertegenwoordiging bij belastingautoriteiten, behalve waar uitdrukkelijk gemachtigd;
- boekhoudkundige diensten;
- belastingadvies;
- juridisch advies.
3. DEFINITIES (VERIFACTU-MANDAAT- EN MACHTIGINGSOVEREENKOMST)
Voor de toepassing van deze Agreement:
AEAT betekent de Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Applicable Law betekent alle wetgeving inzake geautomatiseerde facturatiesystemen, VeriFactu, belastingen, elektronische records, elektronische communicatie en gegevensbescherming.
Invoice Record betekent elk elektronisch facturatierecord dat overeenkomstig de Spaanse wetgeving wordt gegenereerd.
Mandaat betekent de bevoegdheid die krachtens deze Agreement wordt verleend.
Software betekent de facturatiesoftware van de Provider.
Technical Specifications betekent de officiële technische vereisten die door de Spaanse overheid of de AEAT zijn gepubliceerd met betrekking tot geautomatiseerde facturatiesystemen.
VeriFactu betekent het factuurverificatiesysteem dat krachtens Spaanse wetgeving is ingesteld.
4. AANSTELLING
De Customer stelt de Provider hierbij aan als zijn niet-exclusieve technische vertegenwoordiger, uitsluitend voor de doeleinden die uitdrukkelijk in deze Agreement zijn omschreven.
De Provider aanvaardt deze aanstelling onder de hierin vervatte voorwaarden en beperkingen.
Niets hierin creëert:
- een arbeidsverhouding;
- een samenwerkingsverband;
- een joint venture;
- een vertegenwoordigingsbevoegdheid die verder gaat dan de uitdrukkelijk verleende bevoegdheid.
5. OMVANG VAN DE BEVOEGDHEID
Onder voorbehoud van de Applicable Law machtigt de Customer de Provider om via de Software de volgende functies te verrichten:
5.1 Totstandkoming van invoice records
De Provider kan de Software inschakelen om wettelijk vereiste invoice records te genereren in overeenstemming met de Technical Specifications.
5.2 Bewaring van records
De Provider kan elektronische invoice records die via de Software zijn gegenereerd, bewaren in overeenstemming met de toepasselijke bewaarvereisten.
5.3 Cryptografische integriteit
De Provider kan cryptografische vingerafdrukken (hashes), integriteitscodes, gebeurtenislogboeken en gerelateerde metagegevens genereren die krachtens de Applicable Law vereist zijn.
5.4 Verzending aan de AEAT
Wanneer geactiveerd door de Customer en ondersteund door de Applicable Law, kan de Provider de elektronische verzending van invoice records aan de AEAT via VeriFactu vergemakkelijken.
5.5 Ontvangst van technische reacties
De Provider kan technische bevestigingen, verzendbevestigingen, foutmeldingen en systeemmeldingen ontvangen die door de AEAT worden gegenereerd met betrekking tot verzendingen die via de Software zijn verricht.
5.6 Technisch onderhoud
De Provider kan:
- regelgevingsupdates installeren;
- beveiligingspatches toepassen;
- compliancemechanismen onderhouden;
- softwaregebreken herstellen;
- verzendingsprotocollen bijwerken;
- technische compatibiliteit met de systemen van de AEAT handhaven.
6. BEPERKING VAN DE BEVOEGDHEID
De krachtens deze Agreement verleende bevoegdheid is strikt beperkt.
Tenzij uitdrukkelijk gemachtigd bij afzonderlijke schriftelijke documentatie, zal de Provider niet:
- belastingaangiften indienen;
- belastingaangiften wijzigen;
- de Customer vertegenwoordigen tijdens controles;
- onderhandelen met belastingautoriteiten;
- fiscale keuzes maken;
- de btw-behandeling bepalen;
- boekhoudkundige boekingen opstellen;
- facturen opstellen los van de instructies van de Customer;
- commerciële informatie in facturen wijzigen.
De Provider treedt uitsluitend op als exploitant van technische softwarefuncties.
7. MACHTIGINGEN VAN DE CUSTOMER
De Customer machtigt de Provider om:
- factuurinformatie te verwerken die vereist is voor de werking van de Software;
- wettelijk vereiste technische records te genereren;
- auditlogboeken te creëren;
- wettelijke metagegevens te bewaren;
- chronologische factuurketens te onderhouden;
- technische validatie van invoice records uit te voeren;
- de Software bij te werken waar nodig om wettelijke naleving te handhaven;
- te communiceren met technische interfaces die door de AEAT beschikbaar worden gesteld.
Deze machtiging blijft beperkt tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met de werking van de Software.
8. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE CUSTOMER
De Customer blijft uitsluitend verantwoordelijk voor:
- het uitreiken van rechtmatige facturen;
- het bepalen van belastbare transacties;
- btw-berekeningen;
- boekhoudkundige verwerking;
- de inhoud van facturen;
- belastingaangiften;
- naleving van de boekhoudverplichtingen;
- bewaring van boekhoudkundige gegevens;
- het beantwoorden van vragen van belastingautoriteiten;
- het controleren van facturen vóór uitgifte.
De Customer erkent dat het gebruik van conforme Software op zich geen naleving van de belastingwetgeving garandeert.
9. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PROVIDER
De Provider zal:
- de Software onderhouden met redelijke professionele vaardigheid en zorgvuldigheid;
- updates implementeren die vereist zijn door wetgevingswijzigingen;
- de technische integriteit van invoice records bewaren;
- commercieel redelijke cyberbeveiligingsmaatregelen handhaven;
- redelijke technische ondersteuning bieden;
- door de Software gegenereerde auditinformatie bewaren;
- redelijke inspanningen leveren om de compatibiliteit met de technische vereisten van de AEAT te handhaven.
De Provider zal facturen van de Customer niet opzettelijk wijzigen, behalve waar dit vereist is om de technische naleving van de Applicable Law te handhaven.
10. VERKLARING VAN NALEVING
De Provider bevestigt dat de Software is ontworpen om te voldoen aan de technische vereisten die van toepassing zijn op geautomatiseerde facturatiesystemen krachtens de Spaanse wetgeving inzake VeriFactu.
De Provider verklaart voorts dat hij redelijke commerciële inspanningen zal leveren om deze naleving te handhaven door middel van updates die worden uitgebracht naar aanleiding van toekomstige wetgevingswijzigingen of herziene technische specificaties.
Niets in deze verklaring vormt een certificering van de eigen fiscale naleving van de Customer.
11. GEEN OVERDRACHT VAN WETTELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID
De Partijen erkennen uitdrukkelijk dat:
- de Customer, voor zover van toepassing, de belastingplichtige blijft;
- de Customer verantwoordelijk blijft voor de naleving van de belastingwetgeving;
- de Customer verantwoordelijk blijft voor de juistheid van facturen;
- de Customer verantwoordelijk blijft voor het bijhouden van boekhoudkundige gegevens;
- de Provider uitsluitend technische functies verricht.
De uitvoering van deze Agreement draagt geen wettelijke verplichtingen over die krachtens de Applicable Law aan de Customer zijn opgelegd.