Employee Application Terms & Conditions

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'accès à l'application, au portail, à la plateforme, au site web, à l'application mobile et aux services connexes destinés aux employés (collectivement, l'« App ») fournis par Kayana et/ou Kayana for Business et ses sociétés affiliées (la « Société », « nous », « notre » ou « nos »).

En accédant à l'App ou en l'utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris les présentes Conditions et accepter d'y être lié.

1. OBJET

L'App est fournie uniquement à des fins commerciales, professionnelles, opérationnelles, administratives, de conformité, de communication, de gestion des effectifs, de formation et à des fins d'entreprise connexes légitimes.

L'accès à l'App et son utilisation peuvent constituer une condition d'emploi, d'engagement ou d'association autorisée avec la Société, dans la mesure permise par la loi applicable.

2. ÉLIGIBILITÉ ET UTILISATION AUTORISÉE

Vous ne pouvez accéder à l'App et l'utiliser que :

a. pendant votre emploi ou votre engagement autorisé auprès de la Société concernée ;

b. conformément aux présentes Conditions, aux politiques de la Société et aux lois applicables ; et

c. en utilisant des identifiants qui vous sont spécifiquement attribués.

Vous ne devez pas :

• partager, divulguer ou permettre l'utilisation de vos identifiants de connexion par un tiers ;
• accéder à des informations, systèmes ou dossiers pour lesquels vous n'êtes pas autorisé ;
• faire un usage abusif de l'App ou des systèmes connexes, ou y porter atteinte, les perturber ou les altérer ;
• télécharger, transmettre ou stocker du contenu illicite, offensant, discriminatoire, harcelant, diffamatoire, frauduleux ou portant atteinte aux droits d'autrui ;
• introduire des logiciels malveillants, virus ou codes malveillants ;
• utiliser l'App à des fins commerciales personnelles ;
• procéder à l'ingénierie inverse, décompiler, copier, modifier, distribuer l'App ou en créer des œuvres dérivées, sauf lorsque la loi interdit de restreindre de tels droits.

3. POLITIQUE D'UTILISATION ACCEPTABLE

L'App ne doit être utilisée que de manière professionnelle, responsable et conforme aux politiques de la Société.

Sans limitation, les utilisateurs ne doivent pas :

• se livrer à une conduite illicite ;
• transmettre des informations confidentielles à des personnes non autorisées ;
• utiliser l'App pour harceler, intimider ou discriminer toute personne ;
• contourner les mesures de sécurité ;
• accéder à du contenu inapproprié ou interdit ;
• faire un usage abusif des fonctions de messagerie, de collaboration ou de communication ; ou
• utiliser l'App d'une manière susceptible de nuire à la réputation, aux activités ou aux intérêts juridiques de la Société.

Tout manquement peut entraîner la suspension de l'accès, des mesures disciplinaires, la cessation de l'emploi et/ou des poursuites judiciaires.

4. PROPRIÉTÉ DE LA SOCIÉTÉ ET PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'App, y compris l'ensemble des logiciels, technologies, contenus, conceptions, flux de travail, bases de données, documentation, marques, éléments de marque, rapports, analyses et droits de propriété intellectuelle qui s'y rapportent, demeurent la propriété exclusive de la Société ou de ses concédants de licence.

Aucun droit, titre ou intérêt n'est accordé aux utilisateurs, autre que le droit limité d'utiliser l'App conformément aux présentes Conditions.

5. DONNÉES DE LA SOCIÉTÉ ET DOCUMENTS COMMERCIAUX

Toutes les informations, communications, documents, fichiers, produits du travail, rapports, dossiers et données créés, soumis, téléchargés, traités, stockés ou transmis via l'App dans le cadre des activités de la Société constituent la propriété de la Société, dans toute la mesure permise par la loi.

Les utilisateurs veillent à ce que toutes les informations soumises via l'App soient exactes, complètes et à jour.

6. AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DES EMPLOYÉS

La Société s'engage à traiter les données personnelles de manière loyale, licite et transparente.

Les données personnelles peuvent être collectées et traitées à des fins comprenant notamment :

• le recrutement et l'intégration ;
• l'administration des effectifs ;
• l'administration de la paie et des avantages sociaux ;
• la gestion du temps et des tâches ;
• la gestion des présences et des congés ;
• la gestion de la performance ;
• la formation et le développement ;
• le suivi de la conformité ;
• la sécurité de l'information ;
• la prévention de la fraude ;
• les enquêtes ;
• les obligations légales et réglementaires ;
• la continuité des activités ; et
• les activités commerciales légitimes.

Le traitement est effectué conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant :

• le UK GDPR et le Data Protection Act 2018 ;
• le règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (GDPR) ;
• la loi indienne sur la protection des données personnelles numériques de 2023 (Digital Personal Data Protection Act, 2023) ;
• le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 des Émirats arabes unis relatif à la protection des données personnelles ;
• les lois fédérales et étatiques applicables des États-Unis en matière de protection de la vie privée ;
• la loi canadienne PIPEDA et la législation provinciale applicable en matière de protection de la vie privée ; et
• le Privacy Act 1988 de l'Australie et les réglementations associées.

Lorsque la loi l'exige, des avis de confidentialité, consentements, reconnaissances et mécanismes de transfert supplémentaires s'appliquent.

7. SURVEILLANCE ET COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

Dans la mesure permise par la loi, la Société se réserve le droit de surveiller, consulter, examiner, enregistrer, analyser, récupérer et divulguer les informations relatives à l'utilisation de l'App, des systèmes de la Société, des appareils de la Société et des communications professionnelles, à des fins légitimes comprenant notamment :

• la surveillance de la sécurité ;
• la conformité réglementaire ;
• les enquêtes pour faute ;
• l'assurance qualité ;
• la prévention de la fraude ;
• la continuité des activités ; et
• la protection des actifs et des intérêts de la Société.

Les utilisateurs ne doivent avoir aucune attente de confidentialité concernant les informations de la Société ou les communications professionnelles traitées via l'App, sous réserve toujours de la loi applicable.

8. APPORTEZ VOTRE PROPRE APPAREIL (BYOD)

Lorsque l'accès est autorisé via un appareil personnel :

• les utilisateurs doivent maintenir des contrôles de sécurité appropriés ;
• la Société peut exiger l'installation d'un logiciel de sécurité ou d'outils de gestion des appareils mobiles ;
• les données de la Société doivent rester séparées et protégées ;
• les utilisateurs doivent signaler immédiatement la perte, le vol ou la compromission d'un appareil ; et
• la Société peut restreindre, supprimer ou effacer à distance les données de la Société lorsque cela est nécessaire pour protéger des intérêts commerciaux légitimes et dans la mesure permise par la loi.

9. CONFIDENTIALITÉ

Les utilisateurs doivent maintenir une confidentialité stricte à l'égard de toutes les informations confidentielles, propriétaires, commercialement sensibles, techniques, financières, relatives aux employés, aux clients et à l'entreprise obtenues via l'App.

Ces obligations survivent à la cessation de l'emploi, de l'engagement et de l'accès à l'App.

10. INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET OUTILS AUTOMATISÉS

Les utilisateurs ne doivent pas télécharger d'informations confidentielles, personnelles, propriétaires ou réglementées dans des outils d'intelligence artificielle externes, des plateformes d'apprentissage automatique ou des systèmes d'IA générative, sauf autorisation expresse de la Société.

Toute utilisation autorisée d'outils d'IA doit être conforme aux politiques de la Société, aux lois applicables et aux exigences en matière de sécurité de l'information.

11. OBLIGATIONS DE SÉCURITÉ

Les utilisateurs doivent :

• se conformer à toutes les politiques de sécurité de l'information ;
• protéger les identifiants d'authentification ;
• signaler immédiatement tout incident de sécurité suspecté ;
• coopérer aux enquêtes de sécurité ; et
• s'abstenir de contourner les mesures de protection techniques.

12. SERVICES TIERS

L'App peut utiliser des prestataires de services tiers, une infrastructure infonuagique, des intégrations logicielles et des outils de communication.

La Société ne sera pas responsable des interruptions, défaillances ou retards causés par des prestataires tiers, sauf dans la mesure où la responsabilité ne peut légalement être exclue.

13. DÉCLARATIONS ET GARANTIES

Vous déclarez et garantissez que :

a. votre utilisation de l'App sera conforme aux lois applicables et aux politiques de la Société ;

b. les informations que vous fournissez sont exactes et non trompeuses ;

c. vous disposez de toute l'autorité nécessaire pour fournir les informations soumises ;

d. vos actions ne porteront pas atteinte aux droits de tiers ; et

e. vous n'introduirez pas sciemment de risques de sécurité ou de codes malveillants.

14. EXCLUSION DE GARANTIES

Dans toute la mesure permise par la loi, l'App est fournie « en l'état » et « selon disponibilité ».

La Société décline toute garantie, déclaration et condition, expresse, implicite ou légale, y compris toute garantie de qualité marchande, de qualité satisfaisante, d'adéquation à un usage particulier, de non-contrefaçon, de disponibilité, de fiabilité, d'exactitude ou de fonctionnement ininterrompu.

15. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la Société, ses sociétés affiliées, dirigeants, administrateurs, employés, agents, sous-traitants et concédants de licence ne pourront être tenus responsables :

• des pertes indirectes ;
• des pertes consécutives ;
• de la perte de profits ;
• de la perte d'opportunités commerciales ;
• de la perte de clientèle (goodwill) ;
• de la perte d'économies anticipées ;
• de la perte de données ; ou
• de dommages-intérêts punitifs ou exemplaires.

Rien dans les présentes Conditions n'exclut ni ne limite la responsabilité lorsqu'une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi.

16. INDEMNISATION

Dans toute la mesure permise par la loi, vous devez indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité la Société, ses sociétés affiliées, dirigeants, administrateurs, employés, successeurs et ayants droit, à l'égard de toutes réclamations, responsabilités, pertes, dommages, pénalités, amendes, coûts et dépenses (y compris les honoraires juridiques raisonnables) découlant de :

• toute violation des présentes Conditions ;
• toute violation des politiques de la Société ;
• toute conduite illicite ;
• tout usage abusif de l'App ;
• toute divulgation non autorisée d'informations confidentielles ;
• toute atteinte aux droits de propriété intellectuelle ; ou
• toute violation des lois ou réglementations applicables.

17. DROITS D'AUDIT ET D'ENQUÊTE

La Société se réserve le droit d'enquêter sur toute faute suspectée, violation de politique, activité illicite, incident de sécurité ou préoccupation réglementaire liés à l'utilisation de l'App.

Les utilisateurs doivent coopérer raisonnablement à ces enquêtes.

18. SUSPENSION ET RÉSILIATION

La Société peut suspendre, restreindre ou résilier l'accès à l'App immédiatement et sans préavis lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour des raisons de :

• sécurité ;
• conformité ;
• exigences opérationnelles ;
• faute ;
• obligations légales ;
• continuité des activités ; ou
• cessation de l'emploi ou de l'engagement.

19. FORCE MAJEURE

La Société ne sera pas responsable de toute défaillance, retard, interruption ou dégradation de performance résultant d'événements échappant à son contrôle raisonnable, y compris :

les cas fortuits, catastrophes naturelles, incendies, inondations, épidémies, pandémies, guerres, actes de terrorisme, troubles civils, cyberattaques, attaques par déni de service, pannes de télécommunications, coupures d'internet, pannes de services publics, actions gouvernementales, conflits du travail, défaillances de fournisseurs ou interruptions de services infonuagiques.

20. TRANSFERTS DE DONNÉES TRANSFRONTALIERS

La Société peut transférer, stocker et traiter des données personnelles à travers différentes juridictions lorsque cela est raisonnablement nécessaire aux activités commerciales.

Ces transferts sont soumis aux garanties appropriées exigées par la loi applicable, y compris les clauses contractuelles types, les accords de transfert de données ou des mécanismes juridiques équivalents, le cas échéant.

21. RECOURS EN ÉQUITÉ

Les utilisateurs reconnaissent que la divulgation non autorisée d'informations confidentielles, l'usage abusif des systèmes de la Société ou l'atteinte aux droits de propriété intellectuelle peuvent causer un préjudice irréparable.

La Société aura le droit de demander une injonction, l'exécution en nature et d'autres recours en équité, en plus de tout autre droit ou recours disponible en droit.

22. CONFORMITÉ AUX LOIS

Les utilisateurs doivent se conformer à toutes les lois et réglementations applicables, y compris celles relatives :

• à la lutte contre la corruption ;
• aux sanctions et contrôles des exportations ;
• à la protection des données et à la vie privée ;
• à la cybersécurité ;
• au droit de la concurrence ;
• aux obligations en matière d'emploi ; et
• à la conduite sur le lieu de travail.

23. MODIFICATIONS DES PRÉSENTES CONDITIONS

La Société peut modifier les présentes Conditions de temps à autre.

Les versions mises à jour entrent en vigueur dès leur publication ou notification, sauf disposition contraire de la loi applicable.

La poursuite de l'utilisation de l'App vaut acceptation des Conditions révisées.

24. RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS ET DROIT APPLICABLE

Royaume-Uni

Les présentes Conditions sont régies par les lois de l'Angleterre et du Pays de Galles. Les tribunaux de Londres ont compétence exclusive, sauf disposition contraire d'une loi impérative.

Union européenne

Pour les employés situés au sein de l'Union européenne, les différends sont régis par les lois applicables à l'entité employeuse et sont soumis aux dispositions impératives de protection des employés de l'État membre concerné, les tribunaux d'Irlande ayant compétence exclusive.

Inde

Les présentes Conditions sont régies par les lois de l'Inde. Les tribunaux situés à Mumbai, en Inde, ont compétence exclusive. La Société peut choisir de soumettre les différends à l'arbitrage en vertu de l'Arbitration and Conciliation Act, 1996.

Émirats arabes unis

Les présentes Conditions sont régies par les lois des Émirats arabes unis. Les tribunaux situés à Dubaï ont compétence exclusive. La Société peut choisir l'arbitrage conformément aux lois d'arbitrage applicables des Émirats arabes unis.

États-Unis

Les présentes Conditions sont régies par les lois de l'État de New York, à l'exclusion des principes de conflit de lois. La Société peut exiger un arbitrage confidentiel et contraignant dans la mesure permise par la loi.

Canada

Les présentes Conditions sont régies par les lois de la province applicable et les lois fédérales du Canada. La Société peut exiger une médiation et un arbitrage lorsque cela est légalement permis. En cas d'échec des parties à parvenir à un accord mutuel, les tribunaux de Toronto auront compétence exclusive pour le règlement des différends.

Australie

Les présentes Conditions sont régies par les lois de l'État ou du Territoire applicable et du Commonwealth d'Australie. La Société peut exiger une médiation et un arbitrage lorsque cela est légalement permis. En cas d'échec des parties à parvenir à un accord mutuel, les tribunaux de Toronto auront compétence exclusive pour le règlement des différends.

Rien dans la présente clause n'empêche la Société de demander une injonction urgente ou un recours en équité devant tout tribunal compétent.

25. DIVISIBILITÉ

Si une disposition des présentes Conditions est jugée invalide, illicite ou inapplicable, les dispositions restantes demeurent pleinement en vigueur et applicables.

26. INTÉGRALITÉ DE L'ACCORD

Les présentes Conditions, ainsi que l'avis de confidentialité, la politique d'utilisation acceptable, la politique de sécurité de l'information, le manuel de l'employé, le code de conduite et les politiques connexes de la Société, constituent l'intégralité de l'accord régissant l'utilisation de l'App.

27. RECONNAISSANCE

En accédant à l'App ou en l'utilisant, vous reconnaissez avoir lu et compris les présentes Conditions et toutes les politiques connexes de la Société, et acceptez de vous y conformer.

ANNEXE A

DROITS IMPÉRATIFS SPÉCIFIQUES À CHAQUE PAYS ET CLAUSE DE SAUVEGARDE

1. OBJET (DROITS IMPÉRATIFS SPÉCIFIQUES À CHAQUE PAYS E…)

La présente Annexe fait partie intégrante des conditions générales de l'application destinée aux employés (les « Conditions »).

La présente Annexe a pour objet de garantir que les Conditions sont interprétées et appliquées d'une manière conforme aux lois impératives applicables dans la juridiction dans laquelle l'employé, le travailleur, le sous-traitant ou l'utilisateur autorisé est employé, engagé ou situé.

En cas d'incompatibilité entre les Conditions et toute disposition impérative de la loi applicable, la disposition impérative prévaut uniquement dans la mesure requise par la loi, et le reste des Conditions demeure valide et applicable.

2. CLAUSE DE SAUVEGARDE GÉNÉRALE

Rien dans les Conditions ne saurait :

a. renoncer à, restreindre ou exclure tout droit statutaire en matière d'emploi, de travail, de droits humains, de vie privée, de lancement d'alerte, de santé et de sécurité, de discrimination, de négociation collective ou de protection des travailleurs, auquel il n'est pas légalement possible de renoncer ;

b. empêcher un employé d'exercer tout droit ou recours légalement protégé ;

c. limiter tout droit de faire des divulgations protégées par les lois applicables relatives au lancement d'alerte ;

d. interdire le signalement licite d'une faute, d'une discrimination, d'un harcèlement, d'une corruption, d'une fraude, de manquements réglementaires ou d'une activité criminelle aux autorités compétentes ;

e. restreindre tout droit relatif à l'adhésion syndicale, à la participation à un comité d'entreprise ou à la représentation collective, lorsque celui-ci est protégé par la loi ; ou

f. autoriser la surveillance, l'observation, le traitement ou le transfert de données personnelles d'une manière interdite par la loi applicable.

3. ROYAUME-UNI

Pour les employés situés au Royaume-Uni :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant de l'Employment Rights Act 1996, de l'Equality Act 2010, du Data Protection Act 2018, du UK GDPR, du Human Rights Act 1998, du Public Interest Disclosure Act 1998 ou de toute autre législation impérative.

b. La surveillance et le traitement des données personnelles ne sont effectués que dans la mesure licite, proportionnée et nécessaire à des fins commerciales légitimes.

c. Les employés conservent l'ensemble des protections statutaires relatives au lancement d'alerte.

d. Toute limitation de responsabilité doit être interprétée conformément au droit britannique applicable.

4. UNION EUROPÉENNE ET ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Pour les employés situés au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant des lois de l'emploi applicables de l'État membre, des accords de négociation collective, des droits des comités d'entreprise ou des protections impératives du travail.

b. Le traitement des données personnelles doit être conforme au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « GDPR ») et à la législation locale d'application applicable.

c. Les transferts transfrontaliers de données personnelles ne sont effectués que lorsqu'il existe un mécanisme de transfert licite.

d. Les employés conservent tous les droits relatifs à l'accès, à la rectification, à l'effacement, à la limitation, à l'opposition et à la portabilité des données, le cas échéant.

e. Toute surveillance des employés doit être proportionnée, transparente et menée conformément à la loi applicable.

5. INDE

Pour les employés situés en Inde :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant des lois du travail, des lois de l'emploi ou de la législation de sécurité sociale applicables.

b. Le traitement des données personnelles est effectué conformément au Digital Personal Data Protection Act, 2023 et à toute règle et réglementation associée.

c. La Société met en œuvre des garanties de sécurité raisonnables pour les données personnelles et les informations de la Société.

d. Toute disposition relative au règlement des différends doit être interprétée d'une manière conforme au droit indien applicable.

6. ÉMIRATS ARABES UNIS

Pour les employés situés aux Émirats arabes unis :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant des lois du travail applicables des Émirats arabes unis ou des protections impératives des employés.

b. Le traitement des données personnelles doit être conforme aux lois applicables des Émirats arabes unis en matière de protection de la vie privée et des données.

c. Les mesures de surveillance et de sécurité de l'information sont mises en œuvre conformément aux exigences légales applicables et aux besoins commerciaux légitimes.

d. Les droits impératifs accordés en vertu du droit des Émirats arabes unis prévalent sur toute disposition incompatible des Conditions.

7. ÉTATS-UNIS

Pour les employés situés aux États-Unis :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits protégés par les lois fédérales, étatiques ou locales applicables en matière d'emploi.

b. Rien dans les Conditions ne saurait interdire aux employés de se livrer à des activités légalement protégées, y compris des activités protégées par les lois sur les relations de travail, les protections des lanceurs d'alerte ou les lois anti-représailles.

c. Toute disposition d'arbitrage ne s'applique que dans la mesure où elle est exécutoire en vertu de la loi applicable.

d. Toute surveillance ou collecte d'informations personnelles est menée conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

8. CANADA

Pour les employés situés au Canada :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant de la législation fédérale ou provinciale applicable en matière de normes d'emploi, de la législation relative aux droits de la personne ou des lois sur la protection de la vie privée.

b. Les renseignements personnels sont traités conformément à la LPRPDE (PIPEDA) et à toute législation provinciale applicable.

c. Les employés conservent l'ensemble des protections statutaires relatives aux droits en milieu de travail, à la vie privée et au lancement d'alerte.

d. Toute clause de limitation de responsabilité ou de règlement des différends doit être interprétée conformément aux exigences légales canadiennes impératives.

9. AUSTRALIE

Pour les employés situés en Australie :

a. Rien dans les Conditions ne saurait limiter les droits découlant du Fair Work Act 2009, du Privacy Act 1988, de la législation anti-discrimination ou d'autres lois impératives.

b. Les employés conservent tous les droits et protections en milieu de travail contre les mesures défavorables, la discrimination, le harcèlement et les représailles.

c. Les renseignements personnels sont traités conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et aux Australian Privacy Principles.

d. Toute limitation de responsabilité ne s'applique que dans la mesure permise par la loi.

10. PROTECTION DES DONNÉES ET TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS

Lorsque des données personnelles sont transférées à l'international, la Société met en œuvre les garanties appropriées exigées par les lois applicables, y compris, le cas échéant :

• les clauses contractuelles types (CCT) ;
• les accords britanniques de transfert international de données (IDTA) ;
• les décisions d'adéquation ;
• les garanties contractuelles ;
• les mesures de sécurité techniques et organisationnelles ; et
• d'autres mécanismes de transfert légalement reconnus.

11. LANCEMENT D'ALERTE ET DIVULGATIONS PROTÉGÉES

Rien dans les Conditions, les obligations de confidentialité ou les politiques de la Société ne saurait interdire à toute personne de :

a. signaler une conduite illicite suspectée ;

b. procéder à des divulgations protégées ;

c. coopérer avec les régulateurs, les organismes chargés de l'application de la loi ou les autorités gouvernementales ; ou

d. exercer des droits protégés par la législation applicable relative au lancement d'alerte.

12. INTERPRÉTATION

Les Conditions doivent être interprétées de manière à assurer la force exécutoire maximale permise par la loi applicable, tout en préservant les intérêts commerciaux légitimes de la Société, ses droits de propriété intellectuelle, ses droits de confidentialité, ses exigences en matière de sécurité de l'information et ses exigences opérationnelles.

Lorsqu'une disposition est inapplicable dans une juridiction donnée, elle est modifiée et appliquée dans toute la mesure permise par la loi, sans affecter le caractère exécutoire des dispositions restantes.

13. ORDRE DE PRIORITÉ

En cas de conflit :

1. La loi impérative applicable prévaut.
2. La présente Annexe prévaut sur les Conditions dans la mesure nécessaire pour se conformer à la loi impérative.
3. Les dispositions restantes des Conditions continuent de s'appliquer pleinement.

En continuant à accéder à l'App ou à l'utiliser, l'utilisateur reconnaît et accepte que les Conditions et la présente Annexe doivent être lues ensemble comme formant un seul et même accord.